Next – versjon 5.0

Vi utfører løpende arbeider for å holde Next moderne og stabil, både med hensyn til applikasjon og plattform. I versjon 5.0 har vi lagt ned ekstra mye arbeid på tekniske forbedringer som første steg mot en bedre plattform. Samtidig har vi utført forbedringer i HUB (se eget nyhetsbrev) og innført fakturering fra Next. Andre oppdragstyper har også fått ulike forbedringer som Prosjektmegling med støtte for de nye annonsetypene på FINN.no, Landbrukssalg med egne felt i Next og Næringsoppdrag med søkeprofil.
I tillegg leverer vi slots på visninger, ny widget for «Overtakelsesprotokoll» og listevisning og filter i aktivitetsvinduet som de større forbedringene. I forbindelse med dokumenthåndtering leverer vi også en ny dokumentmotor som gir bedret konvertering av dokumentet til PDF, men med noe avvik i dokumentproduksjon av enkelte maler. Se mer informasjon i klammen nedenfor.

Versjoner nyhetsbrev

Innhold

• Konfigurasjon
  • Innstillinger for skjemamaler
  • Innstilling for Landbruksoppdrag
  • Innstilling for fakturering
  • Sletting av aktiviteter
  • Dokumentkategorier
  • Meglerprovisjon
• Administrasjon: Avdelinger og regioner ^NY
  • Side «Regioner»
  • Side «Avdelinger»
  • Side «Brukere»

• Administrasjon: Forbedringer på siden «Brukere»
• Oppgjør
  • Fakturering ^NY
  • Andre forbedringer på oppgjør
• Visninger: Slots ^NY
  • Oppdateringer i visningsportalen
• Aktiviteter og timeliste
  • Filter ^NY
  • Listevisning av aktiviteter ^NY
  • Mer informasjon i en aktivitets detaljkort
  • Endring av aktiviteter
  • Oppfølgingsaktiviteter/synk til Outlook
• Prosjektmegling
  • Kopiere data fra en eksisterende prosjektmaster ^NY
  • Nye annonsetyper
    • «Kommer for salg»
    • «Ny prosjektannonse»
• Landbrukseiendommer: Egne felt ^NY
• Næringsmegling: Søkeprofil v.1 ^NY
• Dokumenthåndtering
  • Ny dokumentmotor
  • Nye dokumentkategorier
  • Innstillinger for skjemamaler
    • Rotavdeling ^NY
    • Tilgangsnivå
  • Testfletting
  • Forbedringer på flettekoder
• Objekt
  • Oversikt: Widget for «Overtakelsesprotokoll» ^NY
  • Nye felt i basen
  • Endringer på eksisterende felt: feltnavn og hvor de benyttes
  • Utløpte oppdrag: avslutte oppdraget
• Pant og lån
  • Pantefrafall ^NY
  • Flere saksøkere ^NY
  • Oppslag grunnbok
• Marked og tjenester
  • Velge matrikkel ^NY
  • Utgående/utgåtte annonser
  • Detaljkort
• Oppdragsavtale
  • Valgt vederlagstype
  • Endringslogg omsetning
  • Andre forbedringer
• Dashboard
  • Widget for «Kundestrøm»
  • Widget for «Resultater»
  • Andre forbedringer
• Kontakter
• Ambita og Vitec Infoland
• Forbedringer på eksisterende funksjonalitet
• Ny leverandør med standard produkt i Next – Signicat

Konfigurasjon

I versjonen lanseres det nye funksjoner som krever at administrator konfigurerer systemet i innstillingene. Følgende konfigurasjon er anbefalt:

Innstillinger for skjemamaler

For de som ønsker å benytte Vitecmalene hva gjelder skjøte/pantedokument (sikring) og hjemmelserklæring og som har AS-navnet koblet til øverste regionsnivå, kan nå glede seg over nytt valg for «Rotavdeling» i skjemainnstillingene. Innstillingene er som før; du setter hvilken avdeling som skal være standard og evt. avdelinger som avviker fra standard (se nyhetsbrev for Next versjon 4.4.):

Innstilling for Landbruksoppdrag

Landbrukseiendom er en oppdragstype som har felt fra bruktbolig-oppdrag og næringsoppdrag. I versjonen av Next Office er det nå mulig å «flagge» en oppdragstype med «Landbruk». Når det er valgt for en oppdragstype så vil feltoppsettet på oppdraget ha med felt som til nå har vært benyttet på næringsoppdrag. Feltene kan hentes ut via HUB.

Innstilling for fakturering

Vitec har levert løsning for å fakturere fra Next i denne versjonen. For å kunne benytte seg av denne må det oppsett og tilpasninger for integrasjon bestilles via Selvbetjeningsportalen. I tillegg må følgende innstilling settes på Verdivurdering og Prosjektmaster for å kunne fakturere på disse oppdragstypene:

Sletting av aktiviteter

Sletting av ikke-utførte aktiviteter kan kun utføres når innlogget bruker er den som står i feltet «Utføres av» i aktiviteten. Hvis det er andre som skal kunne slette aktiviteter for andre brukere enn seg selv må de har brukerfunksjonen «Slett andres aktiviteter».

Dokumentkategorier

Det er opprettet flere dokumentkategorier og maladministrator må i den forbindelse gå over malene hvis de nye kategoriene skal benyttes til forhåndsdefinering av maler. Se mer informasjon i avsnittet «Nye dokumentkategorier».

Meglerprovisjon

Ved registrering av provisjonssatser i lønnsprofiler er det nå mulig å koble disse mot objektstyper og/eller oppdragstyper. Dermed er det mulig å differensiere provisjonsprosenter mot ulike oppdrag i samme lønnsprofil.

Hvis det er meglere som skal avlønnes basert på objektstyper eller oppdragstyper må administrator tilpasse lønnsprofiler med nye innstillinger:

Administrasjon: Avdelinger og regioner ^NY

Avdelinger og regioner kan nå opprettes og vedlikeholdes i Next. Du må ha rettigheten «Administrere firma/lisenser», eller være administrator for å gjøre dette. Hvis du har rettigheten vil du se «Avdelinger og Regioner»-menyen under «Administrasjon»:

Side «Regioner»

Ny region opprettes fra Utfør-menyen. For å gjøre endringer på en eksisterende region velger du regionen i navigasjonstreet og velger endringen du vil gjøre i kortet til høyre. Du ser også hvilke avdelinger som hører inn under regionen (markert med fet skrift i navigasjonstreet). Klikk på en avdeling for å se hvilke brukere som er tilknyttet:

Side «Avdelinger»

Siden er bygget opp som en liste med sorterbare kolonner og har et fritekstfilter i kontekstbaren, samt et valg for å vise/skjule passive avdelinger. Du finner valg for å opprette ny avdeling i Utfør-menyen. Listen har de samme kolonnene som i avdelingsoversikten på side Regioner, i tillegg til en egen Region-kolonne. Benytt valgknappene for å redigere avdelingsnavn eller endre regions-tilhørighet. Klikk på en avdeling for å se tilhørende brukere, og naviger til brukeroversikten ved å klikke i navnekolonnen til en bruker.

Side «Brukere»

Siden er bygget opp som en liste med sorterbare kolonner og har et fritekstfilter i kontekstbaren, samt et valg for å vise/skjule inaktive brukere. Du finner valg for å opprette ny bruker i Utførmenyen. Naviger til brukeroversikten ved å klikke i navnekolonnen til en bruker. Siden viser inntil 100 brukere av hensyn til ytelse. Knappen «Vis alle» kan benyttes når du har behov for å se samtlige brukere i basen.

Administrasjon: Forbedringer på siden «Brukere»

For brukere som har rettigheten «Administrere brukere/grupper» eller er administrator er det utført forbedringer på hvordan man oppretter ny bruker. Frem til nå, når man oppretter ny bruker, navigeres du til seksjonen «Basisinfo» på brukersiden. Fra versjon 5.0, når du velger «Ny bruker» i Utfør-menyen eller på siden, vil et panel aktiveres der du må registrere grunndata på brukeren før du navigeres videre til basisinfo-siden på brukeren. Grunnen til dette er fokus på å kvalitetssikre viktige datafelter. I panelet er det lagt inn validering på hvilke data som skal registreres og hvilke tegn som kan benyttes. Videre når du kommer til seksjonen «Basisinfo» er det lagt inn validering på de samme feltene for å sikre kvaliteten på hva som registreres av informasjon på brukeren.

Det er validering på følgende felter:

• Navn
  • Ikke mulig å opprette en bruker uten navn
• Brukernavn
  • Sjekker om brukernavnet som foreslås av Next allerede er i bruk
  • Hindre at det opprettes SA-brukere
  • Ingen ulovlige tegn tillates (kun A-Å og 0-9)
  • Sjekk av maks antall tegn – 31 tegn
  • Ikke mulig å opprette en bruker uten brukernavn
    
    
    

• Passord:
  • Passord må være minimum 6 tegn
    
• E-postadresse:
  • Sjekker formattering
    

Når brukeren er opprettet så vil det ved endringer være samme validering på feltene:

Oppgjør

Fakturering ^NY

Next har nå fått støtte for å overføre posteringer til fakturering via regnskapsintegrasjon. For å fungere må regnskapsløsningen også settes opp for å motta postene.

Poster som kan faktureres må være knyttet til enten kjøper eller selger og gå mot en inntekt eller utleggskonto.

Megler vil se muligheten til å sende en postering til fakturering i oppdragsbudsjettet:

Her kan megler velge «Fakturer» på poster som er avtalt og ikke allerede sendt til oppgjør. Dersom en post er overført til kladdeboken til oppgjør, eller bokført, er det oppgjør som må følge opp posteringen for fakturering.

Oppgjør kan sette poster til fakturering når de utvider en postering i oppgjørsbildet:

Dette er mulig å gjøre på både kladdede og bokførte poster. På bokførte poster vil den originale posten krediteres og erstattes av en ny post som sendes til fakturabildet.

Alle poster som er satt til å faktureres vil ha status «Til fakturering» i oppgjørsbildet. Når disse er fakturert vil de, dersom de ikke lenger går mot oppdragets vanlige kundereskontro, ligge under fase 4. oppgjør, under andre posteringer. Poster som er fakturert mot regnskapets kundereskontro vil pt. ikke fremgå i den vanlige oppgjørsoppstillingen, da disse postene ikke lenger går mot klientansvaret. Det vil komme støtte for å få med disse i en senere versjon.

Brukere som er gitt rettigheten «Opprette faktura» får tilgang til fakturasiden på oppdraget i Next. Tilgangen settes opp i Next Office:

Og på fakturasiden finner du da på alle oppdrag:

Fra denne velger du utfør og «opprett faktura» for å angi hvilke av postene som er satt til faktureres og som skal oversendes til fakturaløsningen i regnskapet. Derifra opprettes og sendes fakturaen etter rutinen i regnskapssystemet.

I sidepanelet kan du legge på eller redigere relevante detaljer:

Merk at du her kan overstyre reskontroserie ved behov.

Når fakturagrunnlaget er overført til regnskap kan du se det som ble sendt under «Fakturert»:

Her ligger alle fakturaene som er opprettet på oppdraget, og du kan velge en for å se nærmere på detaljene:

Fakturaen må fortsatt sendes fra regnskapet.

Andre forbedringer på oppgjør

• Når du markerer flere poster for å summere disse, vil systemet nå ta hensyn til om beløpet er debet eller kredit, og ikke bare legge sammen alle beløpene.
• Ekskludering av posteringskoder som settes «ekskludert» i innstillingene vil nå fungere i de nye oppgjørsoppstillingene.
• Meglers tilgodehavende vil ikke lenger ta med føringer som går mot andre kundereskontroserier enn de som påvirker klientansvaret. Meglers tilgodehavende er kun ment for å finne beløpet som skal overføres mellom klient og drift.
• Rettet feil i måten Next overførte budsjettposter med macroen «Poster budsjettpost». Denne tar nå hensyn til «Overføres ved postering», og ikke «overfør ved budaksept». Det betyr at de som ikke har huket av for førstnevnte, men vil at posten skal bokføres når macroen kjøres, må oppdatere posteringskodene for at det skal fortsette å skje. Hvis ikke vil postene kun bli kladdet.

Visninger: Slots ^NY

Vi har videreutviklet visningspåmeldingen som i Next 4.5 fikk støtte for begrensning av antall deltagere. I Next 5.0 innfører vi slots, dvs. muligheten til å dele opp en visning i flere deler slik at interessenter kan melde seg på en separat del. Visningskortene indikerer om begrensning og/eller slots er aktivert, samtidig som et nytt deltakerpanel benyttes ved behov for å endre visningstid og/eller antall personer som stiller.

Ved aktivering av slots foreslås 15 minutters varighet pr. slot. Det vil si at en visning som varer én time får fire slots á 15 minutter. Minste tillatte varighet er 5 minutter. Dersom visningen allerede har deltakere ved aktivering blir påmeldte deltakerne plassert i første slot, slik at oppmøtetidspunktet forbli uendret. I sidepanelet vises en oversikt over inndelingen av slots med tidspunkter, antall personer og evt. maks antall personer.

Dersom angitt varighet ikke er delelig med visningstid i minutter kan det påvirke slutt-tidspunktet i visningen. Når dette inntreffer vises en advarsel med informasjon om ny slutt-tid. En angre-knapp kan benyttes for å tilbakestille varigheten uten å forlate sidepanelet. Dersom påmeldte deltakere påvirkes av endret varighet vises en annen advarsel. Allerede påmeldte visningsdeltakere må da varsles manuelt om nytt oppmøtetidspunkt.

Visningskortene på side Visninger og side «Oversikt» er oppdatert og viser antall personer som er påmeldt, dvs. summen av deltakere hvor hver visningsdeltaker kan stille med en eller flere personer.

• Når visningen har begrensning på antall deltakere vises dette med to tall, eks. «5/15». En tooltip viser hvor mange ledige plasser det er i visningen («10 ledige plasser»).
• Et eget ikon indikerer at slots er aktivert og en tooltip viser antall slots, eks. «5 ledige plasser (3 slots)»
• Merk at en privatvisning verken kan ha slots eller begrensning på antall deltakere. Markering av privatvising er gjort tydeligere i kortet: teksten «privat» vises med lilla bakgrunnsfarge.
• Rekkefølgen på kommende visninger er nå sortert stigende på visningsdato. Førstkommende visning ligger øverst til venstre i siden.

Benytt pluss-knappen i deltakeroversikten for å legge til en ny deltaker manuelt. Dette fungerer likt som i tidligere versjoner med et par forbedringer:

• Antall personer kan angis for eksisterende interessenter. Ved markering av en interessent foreslås «1 person», men inntil 5 personer kan legge inn forutsatt at visningen har ledige plasser. For en interessentgruppe vises informasjon om at medlemmene blir lagt til som deltakere enkeltvis. En interessentgruppe som har flere medlemmer enn antall ledige plasser i visningen kan ikke legges til.
• Sidepanelet lukkes når en ny visningsdeltaker er lagt inn.

Visningstiden til en deltaker kan redigeres ved å åpne sidepanel «Endre visningsdeltaker» fra deltakerkortet. Brukeren kan også aktivere panelet ved hjelp av drag-and-drop. Klikk og dra et deltakerkort til en annen visning eller en slot i samme visning.

• Sidepanelet lister opp objektets visninger i klikkbare kort
• Kortene vises i to seksjoner; Kommende og avholdte visninger
• Gjeldende visningstid har overskrift «<visningstid> (Valgt)»
• Ved drag-and-drop i siden eller klikk på et annet visningskort blir denne visningen markert med blå bakgrunnsfarge.
• Ved drag-and-drop til en slot blir ny slot-tid valgt i nedtrekkslisten

Sidepanelet har støtte for å varsle deltakeren om ny visningstid. SMS blir sendt ved lagring i sidepanelet når bryteren «Send SMS med informasjon om visningstid» er aktivert.

• SMS-innhold: «Vi bekrefter herved at visningstiden på <adresse> er endret til < dato> <start-tid>, hilsen <navn> <tittel> <mobil> <firmanavn>»
• Avsender: pålogget bruker
• Merk: SMS-innholdet er ikke redigerbart som en mal i Next 5.0

Oppdateringer i visningsportalen

I visningsportalen er det gjort tilpasninger for å støtte visninger med slots. Valgknapper for visningstid vises antall ledige plasser og når en visning har slots velges slot-tid i en nedtrekksliste pr. visning.

En ny flettekode er tilgjengelig for bruk i kvitteringsmeldingene som sendes til interessent og megler. Kunder som ikke har egne tilpasninger, vil automatisk få en ny tekstlinje i e-postene som sendes: «Personer: <antall deltakere>». Les mer om kundetilpasninger i eget nyhetsbrev og kontakt Vitec dersom dere allerede har egne tilpasninger og ønsker at deltakerantall skal flette i SMS- og/eller e-postmaler.

Aktiviteter og timeliste

Filter ^NY

For å gi bruker en raskere og bedre oversikt over sine aktiviteter har Vitec laget en ny filterfunksjon på sidene «Aktiviteter og timelister» (objekt) og «Aktiviteter» (kontakt).

Den nye filtret gir bruker muligheten til å filtrere på flere kriterier og kombinasjoner av disse, enn det som har vært tidligere.

Kriteriene bruker nå kan filtrere på er:

• Utført, herunder også om aktiviteten er timeført
• Utført dato
• Utføres av
• Registrert av
• Aktivitetstyper
• Dato for registrering
• Kontakter
• Objekt (gjelder side «Aktiviteter» på en kontakt)
• Overskrift
• Faser (gjelder side «Aktiviteter og timeliste» på et objekt)

Alle aktiviteter som er relatert til et oppdrag, kan nå lagres med en oppdragsfase, slik at bruker kan filtrere sine aktiviteter også på fase.  Ved generering av en ny aktivitet, vil Next automatisk sette feltet for «objektfase» i samme fase som oppdraget står i. Bruker kan manuelt endre dette.

Dersom aktivitetsoversikten er filtrert vil bruke se at filtret er aktivt, indikert i avtaleoversikten med et symbol [].  Symbolet for aktivt filter er synlig når funksjonen er kollapset:

Når filterfunksjonen er åpnet vil bruker se hvilke kriterier som har aktivt filter:

Ved behov kan et filter settes som inaktivt. Et inaktivt filter vises med et symbolomriss []:

Listevisning av aktiviteter ^NY

Bruker kan nå se aktivitetene på oppdrag og kunde som listevisning:

Via Utfør-menyen kan bruker endre mellom å se aktivitetsoversikten som listevisning eller som detaljkort, samt velge hvilke kolonner du ønsker i oversikten:

For å velge kolonner klikker bruker «Velg kolonne» og vil få opp et nytt sidepanelet med sjekkbokser for kolonner. Bruker kan i sidepanelet huke av samt, «klikk og dra» kolonnevalgene for å endre rekkefølge på kolonnene i aktivitetslisten. Oppsettet blir lagret som brukerens prefererte listevisning.

Mer informasjon i en aktivitets detaljkort

Når en bruker velger å se sine aktiviteter som kortvisning vises det nå mer informasjon i kortene, tilsvarende som ved valg av listevisning:

På et detaljkort vil bruker se følgende informasjon utover det som vises i dag:

• Hvem som har/skal utføre aktiviteten
• Tidspunkt på aktiviteten (Fra – til)
• Notatet som er skrevet i aktiviteten

Endring av aktiviteter

Administratorer har nå muligheten til å sette utførte aktiviteter tilbake til ikke-utført. Bryteren for «utført» vil være aktiv på utførte aktiviteter når innlogget bruker er administrator:

Hvem som kan slette aktiviteter er i versjonen strammet inn. Den brukeren som er definert i feltet «Utføres av» eier aktiviteten og kan slette sine egne. Skal andre brukere slette aktiviteter for andre brukere må innlogget bruker har funksjonsrettigheten «Slett andre sine aktiviteter».

Oppfølgingsaktiviteter/synk til Outlook

Ved synkronisering av aktiviteter til Outlook blir nå kundens kontaktinfo tatt med i avtalen.

Prosjektmegling

Kopiere data fra en eksisterende prosjektmaster ^NY

Etter opprettelse av en prosjektmaster kan du velge å kopiere data fra en eksisterende prosjektmaster.

Eksempel på dette er at du har solgt byggetrinn 1 i et prosjekt (egen master) og skal nå registrere byggetrinn 2 (ny master).

Nye annonsetyper

FINN lanserte tidligere nye annonsetyper for nybygg. Det er annonsetype for «Kommer for salg» og ny annonsetype for prosjektannonser. Begge typene er mulig å bestille i versjonen.

«Kommer for salg»

Dette er annonsetype som gjør det mulig å annonsere kommende prosjekter som fortsatt er i forberedelsesfasen. På siden «Marked og tjenester» og valget for «Ny nettannonse» finner du alternativet for kommer for salg. Denne annonsetypen kan legges på sidene «Nye boliger» og «Fritidsbolig til salgs» på FINN. Tilknyttet annonsetypen er det mulig å legge inn en fremdriftsplan. Disse feltene har maks 40 tegn:

Når du har valgt «Kommer for salg» er det påkrevd at du registrerer fremdriftsplanen under området «Tidsestimater og objektstyper»:

Annonsens plassering bestemmes om du har angitt noe under «Beliggenhet». Hvis det ikke er angitt noe så legges annonsen på «Nye boliger» på FINN. Velger megler en av alternativene i listen for «Beliggenhet» legges annonsen på siden «Fritidsbolig – salg»:

Når annonsen er bestilt får annonsen eget annonsekort på lik linje med andre FINN-annonser på siden «Marked og tjenester»:

Annonsetypen viser fremdriftsplanen og nøkkeldata i toppen av annonsen:

«Ny prosjektannonse»

I mars i år lanserte FINN en ny prosjektannonse for nybygg. Annonsetypen har vært mulig å bestille fra admin-siden på FINN frem til nå. I denne versjonen er det nå mulig å velge ny prosjektannonse på siden «Marked og tjenester». Ny type heter «FINN-nybygg» og vises nederst i listen over valgbare annonsetyper:

På samme måte som for typen «Kommer for salg» må du angi tidsestimater som fremdriftsplan i prosjektet. Merk at i denne annonsen er det ikke mulig å velge intervall på soverom da dette hentes fra prosjektenheter som er registrert i masteren. Videre er det ikke mulig å velge «Beliggenhet» da denne annonsetypen kun er mulig å annonsere på siden «Fritidsbolig – salg» på FINN. Senere i utviklingen vil FINN gjøre det mulig å annonsere ny type på siden for fritidsboliger.

Etter at annonsen er sendt over til FINN ser du eget annonsekort for annonsen på siden «Marked og tjenester»:

På FINN får annonsen FINN sitt nye design og fremdriftsplanen vises over bildene:

Landbrukseiendommer: Egne felt ^NY

Når riktig innstilling er satt på oppdragstypen for landbruksoppdrag (se «Innstilling for Landbruksoppdrag)», åpnes det opp egne felt fra næring.

På siden «Objektbeskrivelse» skal følgende felt fra næring vises:

• I seksjonen «Tomteforhold»: Grunnforhold
  
• I seksjonen «Beskrivelser»: Tekniske installasjoner, Ventilasjon og kjøleanlegg, Forurensning og miljø
  
• I seksjonen for «Økonomi»: Drifts- og vedlikeholdsavtaler, Justeringsforpliktelser skatt og MVA, Info leieavtaler
  

På siden «Oppdragsavtale» skal følgende felt fra næring vises:

• I seksjonen «Pris og estimerte omkostninger»: Grunnlag prisberegning/bud
  

Næringsmegling: Søkeprofil v.1 ^NY

I søkeprofiler er det nå mulig å registrere profiler for næringseiendom. Når det skal registreres ny søkeprofil går du inn på søkeprofiler som i tidligere. I sidepanelet for registrering av søkeprofil velger du om det skal være en søkeprofil for bolig eller næringseiendom. Det er mulig å registrere profil for kjøp og utleie.

Registrering av type lokaler og areal er profilen delt inn i valg for kjøp av eiendom og leie av eiendom

Registrering av søkeprofil for leie kan du definere typer og størrelse av arealer som må være definert på objektet som hovedarealer:

Merk: Løsningen som lanseres i denne versjonen er versjon 1. I versjon 2 vil det komme ytterligere funksjoner for begge typer søkeprofiler, men løsningene er avhengig av ny matchemotor som skal implementeres senere i 2021.

Dokumenthåndtering

Ny dokumentmotor

Dokumentmotoren i Next er en sentral komponent som konverterer html til PDF, håndterer PDF-vedlegg, oppretter forhåndsvisning og setter passordbeskyttelse på dokumenter. I Next 5.0 er dokumentmotoren byttet ut for å gi bedre ytelse, mer presis konvertering mellom ulike formater og støtte kommende funksjonalitet i Next. Dokumentmotoren som er skiftet ut (Winnovative) ga utfordringer fordi teknologien som benyttes ikke er den samme som i moderne nettlesere. Dette har blant annet satt begrensninger på hvilken html/css vi kan benytte i maler for å sikre enhetlig gjengivelse av innhold.

Den nye dokumentmotoren (Syncfusion) benytter samme teknologi som nettleseren Chrome og gir en mer korrekt gjengivelse av html i PDF. Dette gjør det enklere å utforme maler med standardisert html/css. Ved forhåndsvisning av et dokument er bildekvaliteten forbedret – bildene som Synfusion oppretter pr. dokumentside har større oppløsning.

Nye dokumentkategorier

Listen over valgbare dokumentkategorier er nå utvidet med følgende kategorier basert på ønsker:

• Kontraktsvedlegg – dokumentfilter «Kontrakt»
• Salgsoppgavevedlegg – dokumentfilter «Salgsmateriell»
• Hvitvaskingsdokument – dokumentfilter «Oppdragsavtale» og «Kontrakt»
• Selskapsdokument – dokumentfilter «Oppdragsavtale»
• Aksjedokument – dokumentfilter «Oppdragsavtale»

Innstillinger for skjemamaler

Rotavdeling ^NY

I sidepanel for å velge pantsetter og innsender på papirvariantene av skjemamaler er det nå mulig å velge «Rotavdeling». Dette er det høyeste regionsnivået som megleravdelingen tilhører. Finnes ikke «Rotavdeling» vil megleravdelingen bli resultatet av valget.

Når «Rotavdeling» er valgt, vil det ved benyttelse av følgende flettekoder hentes info fra rotavdelingens felter:

1. [[skjema.innsender.navn]]
2. [[skjema.innsender.orgnr]]
3. [[skjema.pantsetter.navn]]
4. [[skjema.pantsetter.orgnr]]

Ved benyttelse av disse flettekodene hentes info fra megleravdelingen da rotavdelingen ikke har felt for dette:

1. [[skjema.innsender.adresse]]
2. [[skjema.innsender.postnr]]

Tilgangsnivå

Innstillingene for skjemamaler er fra versjon 5.0 kun tilgjengelig for brukere med Administrator-rettigheter

Testfletting

Ved testfletting kan du nå velge å se en forhåndsvisning av dokumentet eller laste ned en PDF-fil uten å måtte gå via et oppdrag:

Forbedringer på flettekoder

• Flettekoder for hele prosjektet kan nå flettes på prosjektenheter. Disse ga tidligere ingen verdi ved fletting på en prosjektenhet. Dette gjelder følgende flettekoder:

1. [[oppdrag.prosjekt.antallledigeenheter]]
2. ​[[oppdrag.prosjekt.antallreserverteenheter]]
3. ​[[oppdrag.prosjekt.antallsolgteenheter]]
4. ​[[oppdrag.prosjekt.antallenheter]]
5. ​[[oppdrag.prosjekt.antallledigemcplasser]]
6. ​[[oppdrag.prosjekt.antallreservertemcplasser]]
7. ​[[oppdrag.prosjekt.antallsolgtemcplasser]]
8. ​[[oppdrag.prosjekt.totaltantallmcplasser]]
9. ​[[oppdrag.prosjekt.antallledigepplasser]]
10. ​[[oppdrag.prosjekt.antallreservertepplasser]]
11. ​[[oppdrag.prosjekt.antallsolgtepplasser]]
12. ​[[oppdrag.prosjekt.totaltantallpplasser]]

Objekt

Oversikt: Widget for «Overtakelsesprotokoll» ^NY

For bedre oversikt over status på overtakelsesprotokollen i fasen «Oppgjør», har Vitec utviklet en egen Widget for overtakelsesprotokollen, der bruker raskt kan se status på dokumentet.

Status på overtakelsesprotokollen i egen widget i meglers oversiktsbilde.

Endringer i bildet, som følge av ny widget for status på protokollen, er at widgeten for «Salgssum» erstatter widget for «Prisantydning/totalpris» som har vært synlig i tidligere faser.

Widgeten viser følgende status og fargekoder:

• Status «Ikke mottatt» vil vises som rød widget:
  
• Status «Ikke signert» vil vises som rød widget med dato og klokkeslett for når dokumentet ble lastet opp på oppdraget:
  
• Status «Signert» vil vises som grønn widget med dato og klokkeslett for når dokumentet ble mottatt:
  

Merk:
Dette gjelder både manuelt og elektroniske signerte overtakelsesprotokoller, både for de som bruker egen mal for overtakelsesprotokollen og for de som benytter leverandør av dokumentet. Widgeten i oversiktsbildet gjelder ikke for næringsoppdrag.

Nye felt i basen

I versjonen er det opprettet nye standardfelter i basen basert på innspill Vitec har mottatt fra brukerne. Enkelte eksisterende felt har fått endret feltnavn. Følgende nye felt er opprettet i basen:

For borettslag/sameie/aksjeselskap

• Dyrehold (informasjon lagres på selskapet for gjenbruk)
• Om boligselskapet (informasjon lagres på selskapet for gjenbruk)
  • Heter «Om borettslaget» ved eierform «Andel»
  • Heter «Om sameiet» ved eierform «Eierseksjon»
  • Heter «Om aksjeselskapet» ved eierform «Aksje» og «Obligasjon»
• Gebyr forkjøpsrett

For boliger uavhengig av eierform:

• TV/Internett/Bredbånd
• Innbo og løsøre
• Antall bad
• Offentligrettslig pålegg
• Verneklasse/SEFRAK
• Andre utgifter

For næringsoppdrag:

• Kjøreport
• Antall arbeidsplasser (co-working)

For boligutleie:

• Garantibeløp

Endringer på eksisterende felt: feltnavn og hvor de benyttes

I denne versjonen har vi gjort enkelte endringer på eksisterende felt. Noen felter har fått et tillegg i feltnavnet for å tydeliggjøre type informasjon som kan registreres. På bakgrunn av innmeldte ønsker er det felt som er gjort synlig på flere oppdragstyper enn tidligere.

Eksisterende felt som nå vises på flere oppdragstyper:

• Organisasjonsform (vises nå også på Kontraktposisjoner)
• Husordensregler/vedtekter (vises nå også på Kontraktposisjoner)
• Sikringsordning fellesgjeld (vises nå også i seksjonen «Sameie»)
• Kommunale avgifter (vises nå også i seksjonen «Boenheten» i borettslag)
• Kommentar kommunale avgifter (vises nå også i seksjonen «Boenheten» i borettslag)
• Meglers vederlag (vises nå også på prosjektmaster og næringsoppdrag)

Eksisterende felt som har fått nytt feltnavn:

• Beboernes forpliktelser og dugnader
• Regnskap/Budsjett/Kostnadsøkninger

Utløpte oppdrag: avslutte oppdraget

I tidligere versjoner av Next låses oppdrag fullstendig ned når oppdragsperioden er utløpt. Utløpte oppdrag skal avsluttes. Ofte tilbaketrekkes disse og oppgjør skal sende ut faktura. Når et oppdrag er utløpt skal megler kunne jobbe med oppdraget, men det skal ikke være mulig å markedsføre oppdraget. Nå er det mulig å avslutte utgåtte oppdrag i Next. Brukere ser varsel om at de har begrenset tilgang til oppdraget.

Følgende sider og funksjoner er sperret på utgåtte oppdrag:

Verdivurdering og etakst: Det er ikke mulig å bestille etakst (bruktbolig, tvangssalg)

Objektbeskrivelse: Det vil ikke være mulig å editere tekst

Marked og tjenester: Det vil ikke være mulig å opprette eller oppdatere annonser. Det er mulig å bestille tjenester.

Bud og omsetning: Det er ikke mulig å registrere eller omsette bud

Bilder: Det er ikke mulig å oppdatere annonser

Prosjektmaster:

Prosjektbeskrivelse: Det er ikke mulig å editere tekst

Prosjektenheter: Det er ikke mulig å opprette nye enheter

Marked og tjenester: Det er ikke mulig å opprette/oppdatere nettannonser

Kjøpetilbud og omsetning: Det er ikke mulig å registrere eller omsette bud på enheter

Pant og lån

Pantefrafall ^NY

Det er kommet en knapp for å markere pantefrafall på et pant.  I tillegg vil kortene vise dekningsgrad; «Ingen dekning», Delvis dekning» eller «Full dekning» om en av disse er valgt.

Kombinasjonen «Pantefrafall og «Ingen dekning» blir forstått slik at det ikke er nok midler til å nedbetale/innfri lån tilknyttet pantet, og pantekortet får da status «Pantefrafall uten innfrielse». Restgjeldssaldoen og belåningsgraden tar også høyde for dette:

Flere saksøkere ^NY

Det er i tillegg mulig å markere flere panthavere som saksøkere. Disse vil da bli opprettet med relasjon «Saksøker» under «Oppdragsparter», og flettes med flettekoder for å ramse opp saksøkere:

Oppslag grunnbok

Ved oppslag grunnbok, når du huker av for «Oppdater heftelser og servitutter» og «Oppdater tilhørende tekstfelt» har vi endret den faste teksten som legges inn først i tekstfeltet (ny tekst uthevet): På eiendommen er det tinglyst følgende heftelser og rettigheter som følger eiendommens matrikkel ved overskjøting til ny hjemmelshaver.

Marked og tjenester

Velge matrikkel ^NY

Ved bestilling av tjeneste «Ambita Infoland» via Utfør-menyen, vil du nå måtte velge matrikkel dersom det er registrert flere matrikler på oppdraget:

Utgående/utgåtte annonser

Det vil varsles i bjellen inntil 7 dager før en annonse utgår og inntil 7 dager etter at en annonse er utgått. Dette vil varsles til oppdragets Saksbehandler, Saksbehandler 2 og Ansvarlig megler. Det er mulig å navigere til oppdraget fra varslingen.

Detaljkort

Valgt annonsetype vises nå på detaljkortet:

Oppdragsavtale

Valgt vederlagstype

Når vederlagstype er prosent kan det fritt velges om det skal legges som provisjon inkludert eller ekskludert mva. Feltene har frem til nå blitt vist med en avrunding ned til to eller tre desimaler i prosentsatsen, selv om den faktiske prosentsatsen ikke avrundes. For å forhindre at feltene viser avrunding øker vi antall desimaler til inntil 10. Tidligere var det kun tillatt med to desimaler i oppdragsavtalen for et prosjekt.

På side prosjektenheter ved registrering av felles eller unike opplysninger på enheter var det tillatt med tre desimaler. Merk at flettekoder som viser provisjonsprosent fremdeles avrundes til to desimaler [[oppdrag.provisjonprosent]] og [[oppdrag.provisjonprosenteksmva]]. Vi fraråder å benytte kalkulering i dokumentmaler med disse flettekodene. Benytter heller [[oppdrag.provisjonberegnet]] og [[oppdrag.provisjonberegneteksmva]] som ikke forholder seg til avrundete prosentsatser.

Endringslogg omsetning

Det er laget en egen logg for å vise endringer i «Endre omsetning». Denne nås fra sidene «Oppdragsavtale» og «Oppgjør»:

Andre forbedringer

• Det er nå mulig å registrere kr. 0,- som vederlag på oppdrag med splitt av vederlag.
• Bryteren for å veksle mellom prosent og beløp i seksjon Provisjonsdeling har fått markering «%» eller «kr»:
  

Dashboard

Widget for «Kundestrøm»

I forbindelse med funksjoner som er utviklet i tipspoolen de siste versjonene har påvirket den delen av widgeten som skal vises antall mottatte tips for bruker og avdeling. I denne versjonen er koden endret slik at den samsvarer med telling av tips for bruker og avdeling på siden «Tipspool». Hvis brukeren er tipsmottaker for flere avdelinger så summeres disse i det som vises i widgeten:

Widget for «Resultater»

Denne viser nå oppnådde provisjonsresultater fra Meglerprovisjon. Megler vil se oppnådd provisjonsgrunnlag basert på beregninger i Meglerprovisjon. Krever at det er opprettet lønnsprofiler på brukerne i basen:

Andre forbedringer

• Oppgjørswidget: Prosjektmaster ekskluderes nå i oversikten når alle enheter er arkivert
• Sortering på oppgjørsoversikten gjelder nå alle rader, ikke bare de 100 første.

Kontakter

Kontaktoversikten har fått flere forbedringer i visning av relaterte objekter:

• Seksjonsoverskriften viser hvor mange objekter det finnes av en bestemt relasjon, eks. «Interessent på (16)»
• Åpning av en seksjon er optimalisert for bedre ytelse og det viser en spinner i tilknytning til overskriften mens objektene lastes inn
• Objektskort har fått en valgknapp for å åpne oppfølgingspanelet direkte fra siden
• Det er nå mulig å registrere hjemmeside på kontakter i Next.
• Objektskort viser alfanavn og siste oppfølgingsnotat fra objektet:

Ambita og Vitec Infoland

Ambita har utviklet følgende muligheter:

• automatisk flette alle PDF’er i en ordre til én PDF
• få levert en PDF med en liste over alle filer levert i en ordre, med klikkbare linker til å laste ned filene

Vitec har i Next HUB opprettet støtte for å motta dette som et nytt samledokument kalt «Salgsoppgavevedlegg». For mer informasjon, se eget nyhetsbrev om Next HUB.

Forbedringer av eksisterende funksjonalitet

Next 5.0 leverer også følgende forbedringer:

• Opprette eierskap: Det er nå mulig å opprette et eierskap ved å søke på matrikkel (slik du kan når du oppretter objekt)
• ID-kontroll: Det vil nå lyse grønt for ID på firmaer dersom det er lagt inn ID på firmaet (ikke kontaktperson)
• Bud:
  • Bud registrert i budportal: Tekstfeltet som notatene lagres i på budet er utvidet med antall tegn. Endringen gjør at notat-historikken beholdes hvis det skulle komme inn lengre kommentarer og legges til i listen over tidligere notater. Gjelder f.eks. kommentarer til finansiering.
  • Budoppfølging: Det er nå mulig å oppdatere budoppfølging manuelt. Hvis det skulle skje at noen ikke ble med i oppfølgingen kan du nå kjøre denne registreringen på nytt:
    
• Næringsutleie:
  • Sidepanelet for redigering av areal på næringsutleie regner riktig.
  • Ved endringer av hvilke arealer som skal vises i FINN-annonsen på næringsutleie så vises disse endringene i annonsen på FINN og i annonseinnstillingene i NEXT:
    
• Digital samhandling: Hvis en megler ikke har registrert data som kreves for å opprette digital samhandling ved omsetning vises det et varsel om i omsetningspanelet med informasjon om at brukeren kan opprette samhandlingen etter at objektet er omsatt. Erfaringer som er gjort så langt viser at meglere glemmer å opprette digital samhandling etter omsetning. For å bidra til at megler husker å rette opp manglende data og opprette digital samhandling etter omsetning vises nå varsel på oppdraget inntil digital samhandling er tatt stilling til på siden «Depot og e-tinglysing»:
  
• Interessenter:
  • På prosjekt er det fikset en feil i brukergrensnittet i listevisning som gjorde at filterknapp «Alle» kun markerte synlige interessenter, når siden var i velgemodus for sending av e-post. Interessentsiden viser inntil 50 interessenter ved innlasting, men du trenger ikke lenger å klikke «Vis alle» nederst i siden før du benytter Utfør- Send e-post og markerer alle med filterknappen.
  • Kjøper/utleier blir nå tydelig markert i kort- og listevisning. Dette legges inn basert på et kundeønske og er nyttig når du skal sende e-post til andre interessenter med informasjon om salgssum:
    

    

• Tips: Det er ikke mulig å sende tips til en avdeling som er satt til passiv.
• Arealobjekt: Ved omsetning blir ikke lenger salgssum/kjøpesum postert/bokført.
• Opprette oppdrag: Dersom en eiendommen består av flere seksjonsnumre, må bruker velge riktig snr. før han/hun kan gå videre.
• Next Office/inngående faktura: Du vil nå få varsel dersom du knytter en postering til en fakturalinje fra kartverket med et annet beløp enn det som er på fakturaen.
• Administrasjon: Administrator, og andre med rettighet til å endre brukere, kan nå endre stilling/tittel på disse.
• Advarsel i tekstfelter: Tekstfelter i Next gir nå en advarsel når det legges inn «unormale» tegn, dvs. ikke-latiske tegn i henhold til ISO 8859-1. Det er lagt inn et unntak for euro-symbolet (€). Ved kopiering av tekst fra for eksempel et PDF-dokument kan det følge med spesialtegn som gir følgefeil ved overføring til HUB.
  

  

• Søkefelt: Ny snarvei til side Dokumenter er lagt inn i søkeresultatene for alle objekts- og kontakttyper, samtidig som listen over snarveier er gjort alfabetisk:
  

Ny leverandør med standard produkt i Next – Signicat

AML Selvdeklarasjon nå tilgjengelig i Vitec Next

Det tilbys nå en strømlinjeformet løsning for hvitvaskingskontroll og kundetiltak i Vitec Next. Tjenesten er mobilvennlig for sluttbruker og kobler selvdeklarasjon sammen med BankID, samt automatisk kontroll mot PEP og sanksjonsregister som grunnlag til risikovurdering.

Forskriften om tiltak mot hvitvasking og terrorfinansiering betyr at eiendomsmeglere må vurdere hver kunde individuelt for å avdekke potensiale for økonomisk kriminalitet. Som en del av denne prosessen er kundene pålagt å fylle ut en selvdeklarasjon, som ofte krever utfylling av dokument og manuell oppfølgning av megleren. Virksomhetene er i tillegg forpliktet til å screene kunder og transaksjoner mot listeførte personer og foretak etter EU og FNs lister

Signicats AML Selvdeklarasjon muliggjør en heldigital arbeidsflyt som inkluderer BankID-identifisering, selvdeklarasjon, automatiske registeroppslag (PEP-, sanksjonsregister og Folkeregisteret). Alt håndteres sømløst fra Next, og lar deg følge status og gi bedre grunnlag til en risikovurdering. Når prosessen er fullført får du en tidsstemplet bevis på innhentingen.

Løsningen leveres i samarbeid med Signicat og kan bestilles her:

https://aml-onboarding.signicat.io/selfdeclaration

	Ferdig integrert i Next Ingen installasjon eller integrasjonsjobb er nødvendig.
	Enkelt og mobilvennlig Selvdeklarasjonen fylles ut raskt og enkelt av sluttbruker og signeres med BankID på mobil.
	Helt digital arbeidsflyt Kunden trenger ikke skanne/printe papirer eller sende sensitiv informasjon.
	Full oversikt og kontroll med dashboard Send påminnelser og få oversikt over prosessen med ett klikk

Signicat AML Selvdeklarasjon integreres direkte med Vitec Next, uten at det kreves utvikling eller installasjonsjobb for å komme i gang. Fyll ut skjema her for å komme i gang:

https://aml-onboarding.signicat.io/selfdeclaration

Løsningen benytter seg av BankID AML:

• BankID AML gjør jobben enklere for bedrifter som er rapporteringspliktige etter hvitvaskingsloven
• Kunden legitimeres digitalt og effektivt med BankID
• Informasjon som er nødvendig for kundekontroll av privatkunder innhentes automatisk, inkludert søk mot PEP- og sanksjonslister
• Bostedsadresse kan hentes ut fra Folkeregisteret
• Forseglet og tidsstemplet dokumentbevis på at informasjonen er innhentet lagres i Vitec

For mer informasjon ta kontakt med følgende personer i Signicat:

Frank Lillebuen

Epost: frank.lillebuen@signicat.com

Mobil 484 86 292