Next – versjon 5.4

Satsingsområder for Next i 2022 er Internkontroll, ledelsesverktøy og overføring av administrasjon fra Next Office. I denne versjonen av Next vil man se funksjonalitet knyttet til disse prosjektene komme tydeligere frem. Nytt i versjonen er følgende hovedsaker:

  • Next Leder: Brukerbudsjett
  • Next Internkontroll: Side «Internkontroll» på bruker for «Nærstående», «Eierskap», «Etterutdanning», «Rutinedokumenter»
  • Faglig kontroll: Feltadministrasjon – fraser i tekstfelter

I tillegg er det i denne versjonen gjort mange små og større forbedringer med fortsatt fokus på optimalisering.

Kjekt å vite før/etter oppgradering:

Innhold

Se eget budsjett NY

Budsjettsiden åpnes fra sidemenyen på side Bruker. Alle brukere kan se sitt eget budsjett for inneværende og tidligere år. Rettigheter tildeles av administrator i Next Office:

  • Redigere eget budsjett: lar bruker redigere eget budsjett.
  • Redigere andres budsjett: lar bruker redigere andre brukere sitt budsjett hvis brukeren har tilgang til «hjemmeavdelingen» til brukeren.
  • Se andres budsjett: lar bruker se, men ikke endre, andres brukeres budsjett, hvis brukeren har innsyn til brukerens «hjemmeavdeling».
Budsjett - lesetilgang
Side budsjett når brukeren ikke har redigeringstilgang. Budsjettår velges oppe til høyre.

Internkontroll side Bruker NY

Det er nå mulig å se og registrere data som er knyttet til internkontroll på brukere. Det er lagt til en ny side der brukere med rettigheter til å administrere brukere og avdelinger kan registrere følgende data:

  • Nærstående
  • Etterutdanningstimer
  • Eierskap eiendom/rettigheter
  • Erklæringer
Internkontroll - seksjoner
Seksjonene «Nærstående kontakter og «Etterutdanning»

Nærstående skal registreres og Next vil ved oppdragsinngåelse kontrollere om oppdragsgiver får treff i listen over nærstående på meglerne knyttet til oppdraget. Ved treff vil bruker få varsel om treff i nærstående-registeret for ytterligere kontroll.

Etterutdanningstimer gjør en løpende kontroll på brukerne og ser om kravet til 15 timer etterutdanning i løpende 2 års periode er oppfylt. Widgeten som alltid har vist status på etterutdanning er knyttet til denne oversikten.

Internkontroll - seksjoner forts.
Seksjonene «Eierskap eiendom/rettigheter» og «Erklæringer og signeringer»

Eierskap i eiendom skal registreres på bruker og Next vil ved oppdragsinngåelse kontrollere objektet opp imot eierskaps-registeret. Ved treff vil bruker få varsel om treff for ytterligere kontroll.

Erklæringer vil være dokumenter som skal signeres av bruker årlig eller aktuelle dokumenter. Ved manglende signeringer vil bruker få varsel om manglende signeringer.

Endringslogg kontakt NY

Som en del av Next internkontroll blir historiske kontaktopplysninger nå vist i en egen endringslogg. Det nye sidepanelet åpnes fra utførmenyen på side kontaktoversikt og viser en tidslinje med endringer; hvem som har utført endringen og hva som ble endret. Når det finnes aktiviteter på en gitt dag i tidslinjen vises et ikon som fungerer som en snarvei for å navigere til filtrert aktivitetsoversikt. Dette kan benyttes når man ønsker å undersøke hvorfor kontaktopplysninger ble endret akkurat den dagen. Merk at loggen ikke har tilbakevirkende kraft, det vil si at loggen viser endringer utført på kontakten fra og med Next 5.4.

Endringslogg
Endringslogg

Administrasjon

Administrasjon budsjett NY

Redigering av brukernes (og dermed avdelingens) budsjett utføres på en ny side under administrasjon av «Avdelinger og regioner».

På side «Budsjett» vises en liste over alle brukerne du har rettigheter til å redigere budsjettet til.

Listen er utformet som et trekkspill, dvs. at du kan se/redigere budsjettdetaljer for brukere enkeltvis. I navnekolonnen er det lagt inn en lenke for å navigere inn på brukersiden. Tips: Ctrl-klikk for å åpne brukersiden i ny fane.

Benytt sorteringsvalgene for kolonnene (navn, avdeling og region) eller fritekstfiltret øverst i siden for å finne frem til ønsket bruker. Dersom en bruker er knyttet til flere avdelinger, er budsjett alltid knyttet opp til brukerens «hjemavdeling».

Redigering av budsjett
Redigering av et budsjett: Her vist med aktivt hurtigvalg for å legge inn snittinntekt for alle måneder. Lagreknappen blir aktiv når det finnes ulagrede endringer. Øverst til høyre ligger valg for å veksle mellom / opprette nytt budsjettår. Blå nedtrekksliste «Legg inn budsjett» benyttes til å kopiere inn tall fra tidligere år. Tips: benytt Pil-opp og Pil-ned for å navigere i en kolonne. Benytt TAB og Shift-TAB for å navigere høyre/venstre i en rad.

Administrasjon av fraser og felt i Next NY

Fraser og felt skal nå opprettes og redigeres i Next. Gå til Administrasjon -> «Feltadministrasjon», her er alle felter som finnes på objektene og tilhørende fraser. Felter kan redigeres enkeltvis eller ved hjelp av valget «Rediger flere» i utførmenyen.

Side Feltadministrasjon
Filtervalg på Side Feltadministrasjon: fritekstsøk og nedtrekksliste for å se felter pr. feltoppsett / oppdragstype.
Fraseredigering med mulighet for forhåndsvisning. Merk at frasene ikke har støtte for spørringer som benyttes i dokumentmaler. (vitec-if eller vitec-foreach)

VIKTIG: Fraser som er opprettet i Next Office, lar seg ikke redigere i Next. Ved behov for redigering av en Next Office-frase, vil vi anbefale at det opprettes en ny frase i Next i stedet for å redigere i Next Office. Dette for å unngå en større opprydningsjobb den dagen Next Office ikke lenger eksisterer. Husk også at ved redigering skal det benyttes flettekoder fra dokumentmotoren i Next og ikke flettekoder fra Next Office.

Administrasjon av sjekklister i Next NY

I Next 5.4 er første del av sjekklisteadministrasjon klar – oversiktsside og sidepanel for detaljer om sjekklistepunktet. I denne versjonen er det ikke mulig å utføre endringer, kun se på eksisterende oppsett. Redigering av sjekkliste kommer i Next 5.5.

Administrasjon av sjekkliste «Fakturer verdivurdering». Benytt sidemenyen for å bytte mellom sjekklister. 
Sidepanel for redigering av sjekklistepunkt.

Rettighet Arkivering NY

Brukere kan gis rettigheten «Arkivering», som lar dem sette oppdrag fra arkivert tilbake til aktivt. Oppdraget vil få statusen det hadde før arkivering. Det kan samtidig angis hvor lenge det skal forbli aktivt før systemet arkiverer det igjen. Hvis det ikke angis noen tid vil sjekklistepunktet som arkiverte oppdraget i utgangspunktet nullstilles, og oppdraget vil måtte arkiveres via sjekklisten.

Definere regnskapsperiode i Next

Det er nå mulig å definere en regnskapsperiode per klient i Next. Dette lar Next sette en strengere periode enn regnskapet, slik at man kan fortsette å føre direkte i regnskapet uten nå motta poster fra Next. Dette gjøres på samme stred som man sette rentesatser og rettsgebyr, under oppgjørsadministrasjon.

Filterutvalg side objekter

I forbindelse med den pågående forbedringen på siden «Objekter» har vi utvidet filterfunksjoner:

Nye filterutvalg:

  • Aktiv annonsering
  • Dato
    • Omsetningsdato
    • Oppdrag akseptert
    • Opprettet dato
    • Overtakelsesdato
    • Solgt dato
    • Utløpsdato
  • Eieform
  • Matrikkel
  • Oppgjørsstatus
  • Oppdragsgiver

Forbedringer eksisterende filterutvalg:

  • Nøkkelinfo
    • Soverom
    • BRA
    • BTA
    • ETASJE
    • P-ROM
  • Diverse
    • Rød/Grønn/Blå/Gul fargekoder

Prosjekt

Side prosjektavtale

I seksjon Prosjektavtalen er det lagt inn infoikoner med tekst som forklarer hvilke poster som inngår i de ulike summeringene. I tillegg har noen av feltene byttet plass for bedre oversikt over prognose og faktiske beløp.

Infoikoner i seksjon Prosjektavtale
Nye infoikoner med tilhørende tooltip i lesemodus.

Fremhevede prosjektannonser

På prosjektmaster for et prosjekt/ byggetrinn er det nå mulig å angi inntil 4 ledige prosjektenheter som skal fremheves i markedsføringen av prosjektet. FINN sin annonseløsning for prosjekt har innført muligheten for meglere til å fremheve enkelte enheter i hovedannonsen. Funksjonen som er implementert i Next er generell som betyr at andre nettsteder kan benytte seg av samme funksjonalitet.

I Utfør-menyen på siden Prosjektenheter kan man nå velge funksjonen «Mer oppmerksomhet». Når denne er valgt vil man kunne velge opp til 4 ledige enheter. Når en enhet har fått satt verdien for mer oppmerksomhet vil FINN-overføringen overføre dette til annonsen og enhetene vises i egen seksjon i tillegg til å bli vist i enhetsoversikten. Det er også mulig for ekstern part via HUB å kunne se hvilke enheter som skal gis mer oppmerksom på f.eks. hjemmesider m.m.

Næring

Side Marked og tjenester

For oppdrag av type utleie av næringseiendom er side «Marked og tjenester» nå tilgjengelig i navigasjonsmenyen på arealobjekter.

Dokumenter, e-post, maler og rapporter

E-post på kopi

Brukere har meldt inn behov for å sende e-post der en eller flere mottakere kan se alle som mottar e-posten. Vi har tilrettelagt for at bruker selv angir mottakere på «kopi» / «blindkopi» i e-postpanelet.

Merk: E-postadresser regnes ifølge Datatilsynet som en personopplysning. Bruker er selv ansvarlig for deling av denne infoen.

Funksjonen for å sette mottakere på kopi er ikke tilgjengelig når e-postpanelet åpnes fra side Interessenter på et objekt eller side Kontakter.

Knapp «Vis kopifelt»
Knappen «Vis kopifelt» er plassert under feltet for mottakere.
Kopifelt i sidepanel E-post
Kopifelt valgt inn. Det vises en infotekst om at mottakere i dette feltet kan se hverandre og sende svar til alle.

Forbedringer av forhåndsbekreftelse e-signering

E-signering med forhåndsbereftelse ble introdusert i Next 5.2 . Nå er funksjonen forbedret med muligheten for å sette opp regler for hvordan ulike dokumentkategorier skal benytte forhåndsbekreftelse. I tillegg vil interne signeringsparter (brukere i Next) motta en påminnelse i form av en e-post når alle eksterne parter har signert.

Administrasjon – regeloppsett

I administrasjonspanelet for e-signering vil det alltid ligge en grunninnstilling i regeloppsettet – en standardregel som gjelder alle dokumentkategorier. Kunder som tidligere har aktivert forhåndsbekreftelse vil her se at bankID er valgt inn og påkrevd. En administrator kan så legge inn egendefierte regler for en eller flere dokumentkategorier. Standardreglen gjelder for alle dokumentkategorier som ikke er inkludert i egendefinert regel og inkluderer nåværende og fremtidige kategorier. Merk at nedtrekksliste «type» foreløpig kun har to valg: Ingen og BankID. Dersom standardreglen settes opp med «Ingen» og bryter påkrevd PÅ medfører det at forhåndsbekreftelse ikke kan benyttes når et dokument skal signeres.

E-signeringspanelet for et dokument

Nå blir alle kontakter som dokumentet omhandler foreslått og vist i seksjon «Relaterte kontakter» – det gjelder både relasjoner på objektet eller hvis det er valgt inn globale kontakter. I tillegg blir megler 1, megler 2 og ansvarlig megler foreslått som interne signeringsparter. Ferdig signert dokument blir relatert til alle kontakter som har signert og kontakter som originaldokumentet omhandler.

Forbedringer GDPR-rapport

For å gi brukere og registrert kontakt bedre informasjon om hvilken informasjon som er innhentet, har vi tilrettelagt for at GDPR rapporten, nå inneholder informasjon om:

  • Endringer i kontaktens fødsels- og personnummer
  • Om kontakten har en aktiv søkeprofil, dersom kontakten har samtykket Ja til Søkeprofil.

Systemmal SMS-signatur NY

Det er nå mulig å velge standardmal for SMS-signatur. Vi har i den forbindelse også lagt ut en ny Vitecmal «SMS-signatur» som velges inn fra utførmenyen på side Dokumentmaler.

SMS-signatur
Vitecmal «SMS-signatur» angitt som standardmal

Dokumentkategori Budjournal NY

Det er nå mulig å velge dokumentkategori «Budjournal» i Next. Det er også mulig for eksterne parter å hente ut dokument med type «Budjournal» via HUB.

Oppgjør

Forbedringer co-signering

Co-signering viser nå hvem som sendte en gitt post til co-signering. Det er også mulig å se hvem som godkjente en utbetaling i utebetalingsoversikten i fase «4 Oppgjør».

Godkjenn utbetalinger

En bruker kan nå også trekke en post som er sendt for co-signering hvis de finner feil eller angrer før noen andre har tid til å se på den.

Vi har også innført en rettighet som kan gis til brukere som må egen-godkjenne utbetalinger.

Oppgjørswidget

Det er nå mulig for en oppgjørsmedarbeider og se listen til sine kolleger i oppgjørswidgeten.

Finn bruker i widget Oppgjør

Prosjektoppgjør

Du kan nå se «Prosjektoversikt» på Prosjektmasteren.

Prosjektoversikt

Meglerprovisjon begrenset provisjon fra oppdrag

I utgangspunktet vil alle oppdrag med poster som påvirker lønn automatisk tas med i lønnsgrunnlaget ved bokføring. Dette kan skape problemer for oppdrag der megler ikke nødvendigvis har krav på lønn fra oppdraget før forbehold er avklart eller oppdragsgiver innfrir en faktura.

Oppdrag kan derfor nå settes til «ikke provisjonsbærende» der man ikke vil at de skal påvirke meglers lønn før et gitt sjekklistepunkt hukes av.

Det gjøres via en makro i sjekklisten, «ekskluder fra MeglerProv», som definerer oppdraget som «ikke lønnsbærende». Denne makroen settes der det er hensiktsmessig fra sjekklisten på en gitt oppdragstype (f.eks. ved oppdragsinngåelse hvis det skal gjelde alle oppdrag av denne typen, eller som et valgfritt punkt dersom det kan variere).

For at oppdraget skal komme inn i lønnsgrunnlaget setter man den andre makroen, «inkluder i MeglerProv». Denne gjør at alle bokførte poster på oppdraget inkluderes i meglers provisjonsgrunnlag ved neste kjøring.

Dette vil påvirke alt som føres på oppdraget som kan påvirke meglers provisjonsgrunnlag.

Hvis en bruker har rettigheten «Endre Provisjonsstatus» kan den se et gitt oppdrags status, og manipulere denne. Man vil finne denne under «Avtalt vederlagstype» på side Oppdragsavtale.

Øvrige forbedringer og feilrettinger

  • Objektstype vises i detaljkort på side Objekter
  • Kommunenummer vises først i matrikkelkolonnen på side Objekter, side Oppgjørsoversikt og på side Prosjektoppgjør på en prosjektmaster.
  • Ved visningspåmelding via oppfølgingspanelet («Deltok på visninger det nå mulig å velge slots med ledige plasser. Tidligere ble interessenten automatisk registrert på første ledige slot-tid.
  • Ekstra informasjon i SMS-en som sendes til mottakeren av e-post med krypterte vedlegg: «Husk at koden må benyttes i fremtiden for å kunne åpne vedlegget.»
  • Vi har utbedret en feil som gjorde at et dokument tilhørende et objekt i spesielle tilfeller ble fjernet ved sletting av en kontakt. Av hensyn til GDPR kan alle kontakter velges inn med funksjonen «Dokumentet omhandler», også kontakter som ikke har relasjoner til objektet. En kontakt uten knytning til et objekt kan slettes manuelt av en administrator aller automatisk i forbindelse med GDPR-opprydning. Når et objektsdokument hadde knytning kun til denne kontakten, ble dokumentet feilaktig slettet.
  • I kategoriseringspanelet for en dokumentmal er det lagt inn nye verdier for «Mottaker» når mottakertype er «Systemstandard»:
    • Tidligere eier / avdød
    • Arving
    • Selgers ektefelles
  • Rettet en feil med funksjon «pil i bilde» som gjorde at størrelse og plassering ble feil ved lagring.