Hoveddelen av denne versjonsoppdateringen er en klargjøring av Next for å imøtekomme nye personvernregler. Dette medfører store endringer i Next og vi går derfor i detalj gjennom nye funksjoner som berører regelverket. For øvrig leverer vi første versjon av Ringeliste, i tillegg til en del ny funksjonalitet knyttet til prosjektoppdrag og dokumenthåndtering. Vi har også utført mange forbedringer på kontakt/interessent/bud i tillegg til feilrettinger.

Last ned nyhetsdokumentet her: Next Versjon 2.0 GDPR

GDPR-funksjonalitet (NY)

Samtykke

Det er laget et nytt sidepanel for å sette JA/NEI til følgende samtykker på en kontakt

• Reklame
• Finansiering
• Verdivurdering
• Søkeprofil

Status for hvert samtykke kan være

• Ikke angitt (grå)
• Ja (grønn)
• Nei (rød)

Når et eller flere samtykker endres sendes det en SMS til kontakten. Dersom kontakten tidligere har tatt stilling til et samtykke, vil det ved endring fremkomme opprinnelig verdi, slik at man har kontroll på hvilken informasjon kontakten mottar.

På kontaktens oversiktsside vises status for samtykke med en oppfordring til å avklare samtykker som ikke er innhentet, eks. «Spør om verdivurdering». Feltene er klikkbare og åpner sidepanelet for samtykke. Dersom en kontakt mangler mobiltelefon vil det varsles om dette. Samtykke kan likevel settes, men megler bekrefter da at samtykke er innhentet på annen måte, ved klikk på Lagreknappen.

Alle kontaktkort i Next for enkeltpersoner har fått et nytt ikon som åpner samtykkepanelet Status for samtykke vises også inne i oppfølgingspanelet for en ringeliste.

Merk

• Funksjonen Tips til bank er inaktiv så lenge en kontakt ikke har sagt «Ja» til finansiering
• Funksjonen Ny søkeprofil er inaktiv så lenge en kontakt ikke har sagt «Ja» til søkeprofiler
• Søkeprofiler som er opprettet blir slettet dersom samtykke for søkeprofil settes til «Nei»
• «Nei» til reklame fjerner en kontakt fra kundestrømmen
• «Nei» til verdivurdering deaktiverer oppfølging – forespørsel om salg av bolig
• «Nei» til finansiering deaktiverer oppfølging – forespørsel om finansiering

Samtykke for en kontakt i gruppe settes for hovedkontakten

Samtykkehistorikk for en kontakt

På siden Basisinfo finner du en historikk for hvert av samtykkene. Hver gang det er foretatt en eller flere endringer i samtykke vil det komme en ny oppføring med dato og navn på brukeren som bekreftet samtykket.

Merk: Det er ikke mulig å «nullstille» et samtykke, vær derfor nøye med at samtykke alltid skal være avklart før det gjøres endringer - enten i sidepanelet for samtykke eller i redigeringsmodus på siden «Basisinfo».

Dokumentet omhandler

Som før kan du relatere et dokument til en kontakt, men nå kan du i tillegg angi at et dokument omhandler en eller flere kontakter. Hensikten er å kunne dokumentere sammenhenger en kontakt blir nevnt på når det fremkommer sensitive opplysninger, eks. fødselsnummer. Det gjelder dokumenter som blir lastet opp eller importert fra Exchange. Et dokument som er relatert til og/eller omhandler en kontakt vil vises på dokumentsiden til kontakten i tillegg til objektsiden det ble opprettet på.

Merk: Dokumenter som du oppretter direkte i Next («Next-dokumenter») får valgene for å angi relasjon og hvem dokumentet omhandler når de blir konvertert til PDF, eks. i forbindelse med e-signering.

Deltakere i en aktivitet

Tidligere var det et én-til-én-forhold mellom en aktivitet og en kontakt. Nå kan det legges inn en eller flere kontakter som deltagere. På objekter får du forslag til relevante kontakter ved å klikke på «Legg til kontakt» og kan velge enkeltpersoner, grupper eller medlemmer i en gruppe. Benytt arkfanene for å bytte mellom kontakter med relasjoner eller et globalt søk, der du også kan søke eksternt. Aktiviteten vil fremkomme for alle tilknyttede kontakter både i Next og Next Office.

Merk: Gruppebegrepet vises kun når du legger til nye deltagere og fremkommer ikke i etterkant.

GDPR-rapport (Admin)

Kunder kan be å få se opplysninger som omhandler dem i systemet. Administratorer og brukere med funksjonsrettighet «GDPR - Se kunderapport» vil se et nytt valg i «Utfør»-menyen på samtlige kontakter for å lage en rapport med følgende innhold:

• Kontaktinformasjon
• Søkeprofiler og eierskap
• Aktiviteter og notater
• Relasjoner til objekter (selger, kjøper, interessent, visningsdeltaker, budgiver osv)
• Dokumenter – som kontakten er relatert til eller som dokumentet omhandler
• Hvilke typer markedsføring du har gitt samtykke til

Merk: Det kan ta litt tid å generere rapporten. Dokumentet lagres ikke så du må selv velge å skrive ut, (eks. som PDF) eller lagre som en html-fil fra nettleseren.

Kryptere vedlegg

Ved sending av e-post er det nå mulig å kryptere PDF-vedlegg. Dokumenter som inneholder eksempelvis fødselsnummer skal krypteres i henhold til GDPR.

Funksjonen aktiveres manuelt av brukeren før hver utsendelse. Samtlige PDF-er krypteres med samme kode og koden sendes på SMS til mottaker. Hvis mottaker mangler mobilnummer så kan brukeren ringe mottaker og oppgi koden som vises i sidepanelet.

Merk: Koden lagres ikke i Next så hvis mottaker har slettet eller glemt den, må e-posten sendes på nytt. Da genereres det en ny kode som mottaker kan få for det nye vedlegget. Når mottaker har mottatt SMS opprettes en SMS-aktivitet som inneholder koden.

Slette en kontakt (Admin)

Administratorer og brukere med funksjonsrettighet «Slett kontakt» vil se et nytt valg i «Utfør»-menyen på samtlige kontakter. Kun kontakter som ikke har relasjoner til objekter kan slettes.

Slette koblinger mot matchede oppdrag (linkede objekter)

Megler kan på en kontakt slette objekter som er linket mot kunden i matching. Dette gjøres i én og samme omgang via «Utfør»-menyen.

Innstillinger for GDPR – slett kontakter og objekter (Admin)

Administratorer og brukere med funksjonsrettighet «Slett kontakt» og/eller «Slett objekt» får tilgang til en ny administrasjonsside. I «Utfør»-menyen på siden GDPR finnes et sidepanel for å tilpasse utvalget av kontakter/objekter som bør slettes. Som standard leveres Next med følgende innstillinger:

• Foreslå sletting
  • Inaktive kontakter uten relasjoner til objekter: 3 måneder
  • Oppdrag som forblir henvendelser: 6 måneder
  • Aksepterte objekter som er arkivert: 13 år
• Skjule oppdrag (oppdrag kan kun ses av administrator og bruker med funksjonsrettighet "Se oppdrag grunnet foreldelsesloven")
  • Brukere vil ikke se oppdrag som er eldre enn: 10 år
• Ikke foreslå sletting
  • Oppdrag som har en e-takst nyere enn: 3 måneder

I siden markeres kontakter/objekter enkeltvis eller ved hjelp av knappen «Velg alle». Ved klikk på knappen «Slett valgte» vil systemet igangsette sletting. Dette kan ta noe tid, men du kan jobbe videre med andre oppgaver i Next. Etter fullført sletting vil du motta et nytt varsel i varslingspanelet.

Merk: Ingen kontakter eller objekter slettes automatisk. Våre kunder må selv opprette rutiner for regelmessig sletting og angi ønskede innstillinger som beskrevet over.

Kalendersynkronisering (NY)

I versjon 2.0 kan en administrator velge hvilke aktivitetstyper som skal synkroniseres til Exchange-kalender (Outlook). Avtaler med de valgte aktivitetstypene vil da synkroniseres og samtidig vises i dashboardet i Next.

Hvis du ikke har Exchange-kobling aktivert i Next kan du fortsatt synkronisere kalenderhendelser. Disse vil da sendes som et vedlegg (ICS / iCalendar) til e-post som du kan importere til din kalender. Funksjonen for å sende kalender-vedlegg må aktiveres under SMTP-innstillinger i tillegg til Eksport av aktiviteter. De brukerne som mangler aktivert Exchange-kobling vil da få vedlegg for manuell import.

CRM – Ringeliste (NY)

Next introduserer nå Ringelister. Første versjon er tilpasset et callsenter som jobber på basenivå.

Oversiktsside

Du navigerer til oversiktssiden fra hovedmenyen. Her oppretter du nye, tilpasser utvalg og ser status pr. ringeliste, eks. «3/45 fulgt opp». Det er mulig å registrere eierskap på en ringeliste, og filtere sidevisningen slik at du kun ser «Mine ringelister».

Alle brukere kan opprette ringelister for eksempel for å følge opp kunder etter salg i bestemte perioder, innhente samtykke eller informere om kampanjer. Det er mulig å kopiere en ringeliste om du ønsker å gjenbruke utvalget, for eksempel hvis det er et ledd i en undersøkelse før og/eller etter markedsføring av foretaket.

Kriteriene du kan benytte for å hente kontakter er

• Relasjonstyper og evt. spesifisere datointervall for når kunden fikk relasjonen
• Eierskap (har/har ikke)
• Søkeprofil (har/har ikke)
• Kundens postnummer/-sted
• Med favorittmarkering
• Inkludere kontakter som ikke har samtykket til reklame eller verdivurdering

Merk: Sidepanelet viser antall kontakter som en del av overskriften mens du tilpasser utvalget. Det er ikke mulig å lagre endringer dersom du ikke får treff på valgte kriterier.

Du navigerer til oppfølgingssiden ved å trykke på pilen på ringelistekortet.

Oppfølgingsside

Siden har samme oppbygging som budsiden med en venstrestilt navigasjonsdel og detaljer for valgt kontakt til høyre. Du tildeles automatisk en ledig kontakt som skal følges opp.

Benytt pil opp og ned for å velge en kontakt, og legg merke til at ditt eget profilbilde følger kontakten. Her vil du også se andre brukere som er inne samtidig med deg. I «Utfør»-menyen kan du velge «Send SMS» eller «Send e-post» for eksempel hvis det skal sendes en påminnelse om at de vil bli kontaktet i løpet av de nærmeste dagene.

Kontaktinformasjonen er tredelt og inneholder:

• Oppfølgingspanel
• Aktivitetspanel
• Relasjonspanel

Oppfølgingspanelet har tre knapper:

• Ikke svar
• Opptatt
• Fulgt opp

Ved klikk på en av knappene opprettes en ringelisteaktivitet. En kontakt som du ikke får tak i vil legges i fane «På vent» når du trykker på «Ikke svar» eller «Opptatt». Panelet viser da en rød infotekst med gjenstående karantenetid. Dette forhindrer ikke at du kan jobbe videre med kontakten, men er en påminnelse om at oppringing er foretatt. Du vil også se en rød advarsel hvis en annen bruker er inne på den samme kontakten. Kontakten flyttes automatisk tilbake i fane «Følg opp» etter 10 minutter hvis «opptatt» og etter 3 timer hvis «ikke svar». Når alle kontakter er fulgt opp vil du at samtlige kontakter ligger i fanen «Fulgt opp». Ringelisten flyttes da inn i seksjon «Fullførte» på oversiktssiden.

I oppfølgingspanelet har du også snarveier for å navigere til kontakten, oppdatere samtykker, se ringeliste-instruksjoner og notater.

Aktivitetspanelet gir deg oversikt over tips, søkeprofiler, eierskap og aktiviteter på kontakten. Merk at registrering av nye søkeprofiler og tips til bank forutsetter innhentet samtykke.

Relasjonspanelet er identisk med det som vises på oversiktssiden til en kontakt.

Kontrollnivå på ID – hvitvasking (NY)

I sidepanelet for identifikasjon er det nå to kontrollnivåer:

1. Bekreftet iht. Hvitvaskingsloven
2. Bekreftet iht. Budforskriften

Allerede bekreftede ID-er får «det laveste» nivået (2) men kan «oppgraderes» ved å klikke på knappen «Hvitvasking». Her kan det legges inn detaljert info om ID-type, ID-nummer, utløpsdato og en eventuell kommentar. I ID-historikken fremkommer også feltene slik at de kan endres her, hvis det er registrert feil. Hensikten med feltene er å klargjøre Next for en «strengere» kontroll som på sikt skal kunne validere ID-er mot et offentlig register.

Merk: En utløpt ID (gult ikon) kan ikke lenger bekreftes på nytt. Det må legges til en ny ID som også bekreftes med de nye knappen før kontakten får en gyldig ID (grønt ikon).

Egendefinerte dashboard (NY)

Brukere kan nå lage egne oppsett av rekkefølgen på panelene på dashboardet. Startsiden har fått en kontekstmeny for administrasjon og valg av ønsket dashboard. Det vil introduseres flere paneler i kommende versjoner blant annet fordi det er påbegynt arbeid med et eget dashboard for Next Oppgjør.

Studentkryss på brukere (NY)

Man kan nå sette et kryss for «Student» på brukere i Next Office. Brukere med et slikt kryss kan ikke registreres som ansvarlig megler, saksbehandler, saksbehandler 2 eller oppgjørsansvarlig. Krysset vil kunne brukes på studenter som bidrar med å booke befaringer eller utfører andre småoppgaver i foretaket.

Vise fakturagrunnlag (NY)

Kunder som benytter seg av transaksjonsbaserte tjenester, slik som EDR, e-signering, e-tinglysing osv, vil nå kunne se fakturagrunnlaget sitt i Next. Grunnlaget finner du under «Administrasjon» og «Fakturagrunnlag».

For å se siden trengs funksjonsrettigheten «Se fakturadetaljer» eller at du er Administrator.

Bestille nytt passord (NY)

Dersom en bruker har glemt passordet sitt kan det bestilles et nytt i innloggingssiden. Vi viser også brukernavnet som har blitt benyttet sist.

Prosjekt

Excel-import av prosjektenheter (NY)

Versjon 2.0 gir deg muligheten til å opprette prosjektenheter basert på en liste i Excel. Funksjonen finnes under «Utfør»-menyen på Prosjektenhetssiden, og gir deg mulighet til å laste ned en eksempelfil som du fyller ut og laster opp igjen.

Aktiviteter og timeliste (NY)

Denne siden har til nå kun vært tilgjengelig for bruktboliger, men den er i 2.0 klargjort for prosjektenheter og prosjektmaster.

Parkeringsside (NY)

Next har introdusert en parkeringsside som gir prosjektmegleren oversikt over parkeringsenhetene i prosjektet. I oversikten vises antall enheter, prisintervall, hvilke plan de ligger på, hvilke plasser som er reservert (knyttet til en enhet), solgte, og evt. hvilke som er opprettet som egne salgsoppdrag (for salg).

Du kan registrere flere typer parkeringsenheter:

• Garasjeplass
• Biloppstillingsplass
• Gateparkering
• MC-parkering

Det er mulig å registrere de samme opplysninger på flere enheter samtidig («Reg. felles opplysninger») eller på utvalgte enheter etter hverandre («Reg. unike opplysninger»). Dette fungerer på samme måte som for prosjektenheter. Du kan også slette feilregistrerte parkeringsenheter, samt opprette salgsoppdrag på utvalgte enheter. Valgene finner du under «Utfør»-menyen.

På den enkelte parkeringsenhet kan du videre definere ulike kriterier, som f.eks. hvilket plan den ligger på, størrelse, tilknyttet ladestasjon, oppvarmet plass, pris, matrikkelnr. osv. Du kan også knytte den til en prosjektenhet og dermed reservere den.

Kjøpetilbud (NY)

En prosjektmegler kan nå registrere kjøpetilbud fra en interessent på en eller flere enheter, og prioritere disse. Du får en oversikt over prosjektenheter med registrerte kjøpetilbud, og kan kjøre en budrunde fra masteren og omsette enheter. Kjøpetilbudene kan så omsettes slik det gjøres for vanlige bud på bruktboliger.

Oppfølging

På siden "Kjøpetilbud og omsetning" på enhetene er det mulig å registrere oppfølging av budgiveren og selgeren. Løsningen baserer seg på samme komponent som vanlig budoppfølging på bruktboliger.

Se budsjettposter av typen vederlag inkl. og ekskl. MVA

Under «Prosjektavtale» og i sidepanel under «Prosjektenheter» kan du se budsjettposter inkl. og ekskl. mva.

Budvarsling i Next

Det er to ikoner for varsler i toppmenyen i Next. Generelle varsler vises som før med et gult tall på «bjella». Budvarsler vises med et grønt tall på «megafonen». Når det finnes et eller flere budvarsler kan du klikke på ikonet for å åpne et sidepanel. I sidepanelet vises to seksjoner – mottatte bud fra budportalen og SMS-kvitteringer for dokumentering av bud, avslag og aksept. Et varsel fjernes fra sidepanelet når:

• Megler klikker på budinfoen og navigerer til budet
• Megler registrerer aktivitet på budsiden. En aktivitet kan være å registrere et nytt bud/motbud på samme budgiver, avslå budet, legge inn bud- eller oppfølgingskommentar, registrere eller bekrefte finansiering
• Megler informerer budgiver, selger og/eller øvrige interessenter om budet

En SMS-kvittering vil fjernes fra varslingen og erstattes av en ny dersom dokumentasjonsmetode endres eller bud-SMS sendes på nytt.

Budvarsling fra budportal til alle meglere

Dersom det kommer bud via budportalen vil det sendes ut varsel pr. SMS og e-post til saksbehandler 1, saksbehandler 2 og ansvarlig megler.

Endre omsetning etter aksept av bud

Det er innført en ny rettighet som kan gi megler tilgang til selv å endre omsetningen på egne objekt fra oppdraget er omsatt til det er overført til oppgjør. Man kan også angi dato for endringen, med unntak av dato som befinner seg i en låst periode.

Bilder

Zoom i bildesorteringen

Bildene kan nå zoomes inn og ut slik at du bedre beholder oversikten når du sorterer bilder.

Laste ned flere bilder samtidig

I «Utfør»-menyen velger du «Last ned bilder» for å markere bildene du ønsker å laste ned. Når du laster ned lagres bildene i en zip-fil.

Meglerprovisjon

Det er utført flere forbedringer på Meglerprovisjon:

• Hovedbokskontoen vises i listen over posteringskoder
• Listen over profiler er sortert alfabetisk og du kan søke etter navn i feltet
• Du kan kopiere innstillingene for posteringer fra andre profiler. Dersom du gjør endringer på denne profilen vil de som har arvet oppsettet oppdateres med de samme endringene.

Dokumenthåndtering

Laste opp PDF-vedlegg på dokumentmaler (NY)

Om man har en mal som skal inneholde et produktark eller en side med viktig informasjon som ikke trenger å bli flettet på noen måte, kan man nå legge til disse sidene som et PDF-vedlegg til malen. Man kan da bestemme hvor siden skal komme i forhold til malen.

Flettekoder for egendefinerte felt (NY)

Maladministratorer har fått en ny knapp i malredigeringen for å sette inn flettekoder for egendefinerte felt (UDF-er). Flettekodene listes alfabetisk og prefikses med Firma, Kontakt, Oppdrag eller Oppgjør, slik at malforfatter enkelt ser hvilket nivå flettekoden hentes fra. Flettekodene vises på samme måte som andre flettekoder i malredigeringen med gul bakgrunnsfarge, eks. [[UDF.Firma.Fakturaadresse]].

Flettekoder

• Kjøpers omkostninger kan nå inkludere kladdede poster ved å bruke en annen kode «rundt» flettekoden.
• Dokumentavgiften avrundes nå ihht. Dokumentavgiftforskriften.
• Prosjekt:
  • Forhåndsbefaring: [[eiendom.forhaandsbefaring.dato]] [[eiendom.forhaandsbefaring.klokkeslett]]
  • Ettårsbefaring: [[eiendom.ettaarsbefaring.dato]] [[eiendom.ettaarsbefaring.klokkeslett]]
• Visninger:
  • Førstkommende visning: [[eiendom.nestevisning.formaterttekst]]
  • Kommende visninger (liste): [[*visning.formaterttekst]]

Arkivere dokumenter på objekt

Dokumenter kan arkiveres for f.eks. versjonshåndtering. Funksjonaliteten ligger under «Egenskaper» på dokumentet. Arkiverte dokumenter kan videre vises ved å slå på et filter i dokumentoversikten. Dette filteret ligger under «Utfør»-menyen.

Forbedringer på eksisterende funksjonalitet

Vi har også utført justeringer for å forbedre brukeropplevelse og funksjonaliteter. Herunder kan nevnes:

• Kontakter:
  • Visning av oppfølgningsdato på kontaktkort og kontaktlister
  • Sortering i kontaktlisten
  • Sist matchet tidspunkt vises for å kunne indikere ny match
• Interessenter:
  • Notat og telefonnummer vises på kortene
  • Varsel om matching på SMS- / e-postsiden og matchingssiden
• Bud:
  • Siste oppfølgingsnotat vises på kortene
  • Telefonnummer vises på kortene
• Pant og lån: Dokumentnummer er innført som et begrep (tidligere dagboknummer)
• Tips: Viser teller for hvor lang tid det har gått siden tipset ble mottatt

• Fraser i fast visningstekst
• Mer informasjon i depotsiden
• Layoutforbedringer i arealbeskrivelse gjør det enklere å strukturere opp bygningsoversikten
• Global menylinje: Varslingsikonet er endret fra handlevogn til megafon.
• Søkehjelp i søkefelt: Sidepanel med forklaringer og tips til søk.
• Admin-meny: «Innstillinger» har fått nytt navn: «Administrasjon».
• I brukeroversikten tagges en bruker med «På web» når bryteren for dette aktiveres på brukersiden. Administratorer bestemmer dermed hvilke ansatte som overføres til Vitec HUB - og videre ut på egen hjemmeside når den er satt opp til å hente data herfra.