I denne versjonen lanseres det viktig funksjonalitet på flere områder i Next. Det vil bli sendt ut invitasjon til temabaserte webinarer for enkelte av løsningene. Next Nybygg, Next Internkontroll, nye arealbegreper og AML er områder som det lanseres funksjonalitet til. I tillegg lanseres første del av prosjektet «Venterom» som handler om at data kan registreres i felter fra eksterne partnere. Her er høydepunktene:

• Next Nybygg: Lansering av løsning for tilbaketrekking av prosjektoppdrag
• Next Internkontroll – del 1: Oppdragskontroll, avviksrapportering og tiltak
• Nye arealbegreper: BRA-i, BRA-e, BRA-b og Åpent areal
• AML – del 1: Innstillinger på bruker- og avdelingsprofil
• «Venterom» - del 1: Registrering av data fra takstmenn og forretningsførere

I tillegg til ovennevnte inneholder versjonen ytterligere forbedringer og optimaliseringer av eksisterende løsninger.

Versjoner nyhetsbrev

Innhold

• Internkontroll
• AML-rapportering (del 1)
  • Bruker (Min ansettelse)
    • Del av foretakets ledelse?
    • Skikket som hvitvaskingsansvarlig?
  • Avdeling: registrering av dato ved tilsyn fra Finanstilsynet
  • Administrasjon: valg for kundetiltak i sjekklistemakro (hvitvaskingsindikator)
• Objekt
  • «Venterom» - eksterne partnere kan registrere data i felter på objekt
  • Objektbeskrivelse
    • Nye arealbegreper
    • Bo- og driveplikt som to felt
    • Aksjeboenhetsnummer
  • Pant og lån – sampant
• Prosjekt
  • Aktiviteter registrert før omsetning
  • Tilbaketrekking av et prosjekt
• CRM - styling i oppfølgingssiden for en ringeliste
• Dokumenter og dokumentmaler
  • WebDAV – forbedret versjonshåndtering (Word)
    • Andre forbedringer
  • E-signering – signeringsdetaljer
• Administrasjon
  • «Frede» en kontakt - forhindre GDPR-sletting
  • Tilgangsstyring funksjonsområder
  • Passord til ny bruker
  • Regnskapsperiode og rettsgebyr
  • Renteavstemming – forbedringer (HB-konto innstillinger for renter)
  • Registrere disponent og spørre mot KAR – pr. kontonummer i panelet «Oppgjørsinfo»
• Øvrige forbedringer og feilrettinger

Internkontroll

Next Internkontroll er et fagverktøy som er rettet mot fagansvarlige og andre fagressurser. Løsningen presenterer fagdata på en ny måte som skal erstatte fagrapporter innen oppdragskontroll og avviksrapportering. Brukere som får tildelt en eller flere funksjonsrettigheter knyttet til internkontroll vil se et nytt ikon i hovedmenyen i Next.

Verktøyet er under utvikling og del 1 har fokus på oppdragskontroll, avviksrapport og tiltak på ansvarlig megler, samt administrasjon for oppsett. I tidligere versjoner er utviklingen av funksjonalitet knyttet til oppsett av løsningen omtalt.

I tillegg til tidligere omtalte admin-funksjoner har denne versjonen ytterligere funksjoner knytte til oppsett av løsningen:

• Siden for «Avviksrapport og tiltak»: Fagansvarlig får alle utførte oppdragskontroller oppsummert automatisk etter valgte oppsummeringsperiode i innstillingene. Mulighet for å opprette tiltak på ansvarlig megler som skal følges opp videre for å hindre nye avvik. Grafiske fremstillinger av aktive og tidligere tiltak.
  

  

• Sjekklister i internkontroll: Tilknyttet verktøyet «Internkontroll» i Next er det nå mulig å opprette sjekklistepunkter for et internkontrollår. Her kan administrator definere arbeidsoppgavene som Fagansvarlige skal gjennomføre gjennom året. Sjekklisten vil være tilgjengelig på høyre side i skjermbildet. Hvis man har valgt å se flere avdelinger når man jobber i verktøyet vil man ved avhuking i sjekklisten huke av samme punkt i hos alle avdelingene samtidig.
• Internkontroll-varsel: I internkontroll-verktøyet er det mulig for brukere med rettighet å legge ut varsel til alle fagansvarlige i verktøyet. Varsel som legges ut vises på alle sider i verktøyet. Hvis brukeren har rettighet så er funksjonen tilgjengelig i utfør-menyen i verktøyet.

Et varsel er aktivert på sidene for internkontroll. Det kan opprettes egne varsler for en eller flere avdelinger. Dette håndteres sidepanelet «Administrer varsler for internkontroll» som åpnes i utførmenyen på oversiktssiden.

AML-rapportering (del 1)

Funksjonalitet knyttet til AML-rapportering leveres i neste versjon av Next (23.6), men vi har påbegynt arbeidet og noe funksjonalitet omtales derfor allerede nå.

Bruker (Min ansettelse)

Det er lagt inn nye valg i sidepanelet «Roller i avdelingen» som beskrevet under. Sidepanelet åpnes fra seksjonen «Min ansettelse» inne på brukersiden.

Del av foretakets ledelse?

For rollene «Fagansvarlig» og «Hvitvaskingsansvarlig» kan det nå registreres om vedkommende er en del av foretakets ledelse.

Ny kolonne i opplistingen av administrative roller - «Er del av ledelsen».

Skikket som hvitvaskingsansvarlig?

For rollen «Hvitvaskingsansvarlig» kan det nå registreres at styret har utført en skikkethetsvurdering, samt datoen dette ble utført. I tilknytning til bryteren er det lagt inn en lenke «Vis historikk» som lar brukeren se dato og brukerinitialer for tidligere registreringer, samt muligheten til å fjerne oppføringer i historikken.

Avdeling: registrering av dato ved tilsyn fra Finanstilsynet

Det er lagt inn en ny seksjon nederst på avdelingssiden som heter «Tilsyn fra Finanstilsynet». Her registreres datoer virksomheten har hatt tilsyn gjeldende etterlevelse av hvitvaskingsregelverket.

Administrasjon: valg for kundetiltak i sjekklistemakro (hvitvaskingsindikator)

I sjekklistemakroen Hvitvaskingsindikator er det lagt inn flere nivåer for AHV. Det er nå mulig å angi at et sjekkpunkt gjelder følgende i tillegg til dagens valg for LAV, NORMAL, HØY:

• Forenklet kundetiltak
• Forsterket kundetiltak
• MT-melding
• MT-melding Terrorfinansiering
• AHV-rapport til styret

Informasjonen hentes automatisk opp i rapporten som skal telle antall oppdrag.

Objekt

«Venterom» - eksterne partnere kan registrere data i felter på objekt

Nå kan partnere få tilgang til å registrere data på oppdrag i Next. Adgangen til dette styres i partnerportalen i HUB. Partnere kan søke meglerforetaket om tilgang til å levere data i spesifikke felter. Dette er del 1 av løsningen hvor det kun er et begrenset antall felter som det kan leveres data i. Vi har fokusert på forretningsfører-informasjon da vi vet at det er en del av digital samhandling. I tillegg er det fokus på seksjonen «Takst og tilstand» da vi har takseringspartnere som kan koble seg på Vitec HUB. Når vi ser at løsningen fungerer tilfredsstillende åpnes det for flere felter etter hvert.

Løsningen har to nivåer som meglerforetaket bestemmer. Det er en global innstilling for om data skal inn i felter automatisk uten godkjennelse fra megler eller om data som leveres inn skal godkjennes av megler før det registreres i de aktuelle feltene. Det er innstilling for full automatikk eller semiautomatikk da det er ulike ønsker om automatikk i en slik løsning.

Når det kommer inn data fra en ekstern part så anbefales det at partner sender inn en melding i «Bjella» i Next. Megler kan navigere fra meldingen til oppdraget. Hvis man har aktivert krav om godkjennelse fra megler vil megler kunne aktivere et sidepanel som viser hvilke felter og data som er ønskelig fra ekstern partner å registrere i feltene. Megler kan godkjenne alle eller hver og en. Tekst som avvises vil ikke registreres i felter.

Det er mulig å kunne se i ettertid hvilken tekst som kom fra ekstern partner og se teksten som megler faktisk benyttet i feltet.

NB! Megler er helt og holdent ansvarlig for dataene som registreres på oppdraget. Vær kritisk!

1. Melding i bjella om  partner som ønsker å levere data på oppdrag:
   
2. Navigasjon til objektet fra meldingen:
   
3. Varsling side Objektbeskrivelse:
   1. Stor skjerm: informasjon plassert over navigasjonssnarveiene
      
   2. Nettbrett og mobil: informasjon og lenke plassert øvert i siden. Ekstra informasjon og gult ikon i kontekstbaren (hamburger-ikonet øverst til høyre i siden)
      
4. Sidepanel «Importert data» med informasjon om hva som foreslås endret og av hvem. Brukreen kan velge å godkjenne eller avvise innholdet.
   

I del 2 av prosjektet blir det mulig for en administrator å opprette regler på de ulike feltene – om et felt skal ha krav til godkjennelse eller om data kan registreres automatisk. Dette blir et nytt valg «Dataimport» på administrasjonssiden.

Objektbeskrivelse

Nye arealbegreper

I forbindelse med innføring av nye arealbegreper fra 1. januar 2024 så er det i denne versjonen av Next innført muligheten til å registrere de nye arealene. For boliger (brukt og nybygg) kan man nå velge følgende arealtyper:

• BRA
  • BRA-i
  • BRA-e
  • BRA-b
• Åpent areal

BRA-feltet summerer de 3 undertypene av BRA når man registrerer disse. Åpent areal er egen type areal. De nye arealtypene er mulig å hente ut fra HUB fra eksisterende endepunkter som leverer ut arealer i dag.

Viktig informasjon: Vitec viser til informasjon fra Eiendom Norge rundt arealer. Hver enkelt kjede må ta ansvar for markedsmateriell og hjemmesider blir oppdatert til å kunne håndtere nye arealtyper. Når det gjelder datagrunnlag fra Eiendomsverdi så er det et eget løp hvor Vitec er i kontakt med dem for å høre hvordan de løser overgangen til nye regler.  Det er ingen partnere som ved lansering av 23.5 som kan ta imot de nye arealtypene da det er et pågående utviklingsløp hos flere aktører knyttet til bransjen.

Bo- og driveplikt som to felt

Bryteren «Bo- og driveplikt» på side objektbeskrivelse er nå skilt ut i to brytere, en for «Boplikt» og en for «Driveplikt». Hver bryter har også sitt eget kommentarfelt.

Hensikten er at eiendommer kan ha boplikt uten driveplikt, og vice versa.

Merk: Eventuelle fraser tilknyttet tekstfelt feltet «Kommentar Bo- og driveplikt» bør gjennomgås for å sikre at frasene er hensiktsmessig formulert.

Aksjeboenhetsnummer

Det er nå mulig å angi aksjeboenhetsnummer dersom objektet er registrert med eieform «Aksje».

Tredjepartsaktører kan dermed motta informasjon fra dette feltet og kan sikre megler at elektronisk eierskiftemelding overfører riktig enhet til ny eier, samt ved bestilling av informasjon fra forretningsfører vil ikke forretningsfører oversende informasjon om feil leilighet.

Flere forretningsførere benytter dette nå for å identifisere, så er det vesentlig at aksjeboenhetsnummer blir registrert for å kunne motta forretningsførerinfo og for å overføre «hjemmel» til rett bolig /eierskiftemelding.

Pant og lån – sampant

Når det er flere panthavere som er knyttet til et og samme pant (sampant) vil nå Next vise banken på pantekortet på side «Pant og lån» og ikke boligkredittselskap.

Prosjekt

Aktiviteter registrert før omsetning

Ved omsetning blir det nå kontrollert om aktivitetene «overtakelse» og «kontraktsmøte» er registrert.  Det betyr at sidepanelet automatisk fyller ut dato for overtakelse og/eller kontraktsmøte. Tidligere var disse feltene alltid blanke og bruker måtte manuelt legge inn. Forbedringene gjør også at det ikke blir opprettet duplikataktiviteter for overtakelse og kontraktsmøte.

Merk: endringene gjelder også for bruktbolig.

Tilbaketrekking av et prosjekt

Nå er det mulig å trekke tilbake et prosjekt med enheter selv om prosjektet har omsatte enheter. Løsningen fungerer for tilbaketrekk av enheter enkeltvis, flere enheter samlet eller tilbaketrekk av hele prosjektet inkludert prosjektmaster.

Tilbaketrekking påbegynnes i sjekklisten ved hjelp av en makrofunksjon som åpner det nye sidepanelet «Tilbaketrekk prosjekt» og stopper markedsføring. For å trekke tilbake et utvalg enheter er sjekklisten tilgjengelig som et valg på side prosjektenheter ved bruk av funksjonen «Registrer felles opplysninger». På denne måten kan tilbaketrekking utføres på ønskede enheter.

Brukeren som utfører dette «sjekker ut» og får eierskap til tilbaketrekkingen. Øverst på prosjektsidene vises et gult varsel om at oppdraget er under tilbaketrekking. Brukeren benytter lenken «Fortsett tilbaketrekk» for å åpne sidepanelet. Andre brukere ser initialene til brukeren som har eierskapet og får valget «Overta tilbaketrekk».

Selve tilbaketrekkingen er utformet som arkfaner (prosesspiler) der brukeren redigerer posteringer og sjekker ut og ferdigstiller depot for hhv. prosjektmaster og prosjektenheter enkeltvis.

Alle valg som utføres, uavhengig av om det er årsaksforklaring, posteringer eller dokumenter i depot huskes av systemet, men utføres ikke før tilbaketrekk faktisk gjennomføres i side 2 i sidepanelet.

Ved å velge «Neste» åpnes side 2 i sidepanelet som er en oppsummering av de valg som er gjort. Samtidig gjør systemet en kontroll av om tilbaketrekk kan gjennomføres etter følgende krav: Regnskapet må gå i 0 for kjøper, selger og klientkonto. Dersom noen av kravene ikke er oppfylt vil dette vises og bruker får mulighet til å ekskludere den eller de enheter som ikke kan trekkes tilbake.

Bruker har mulighet for å avbryte tilbaketrekking. MERK: markedsføring er stoppet og må aktiveres igjen dersom det er aktuelt. Bruker kan overføre tilbaketrekket til oppgjørsavdelingen med en kommentar som vises som et oppgjørsvarsel på oppdraget.

Systemet sjekker om tilbaketrekk kan utføres og viser hvilke oppdrag som ikke oppfyller krav for tilbaketrekking.

Dersom tilbaketrekk kan utføres er bryter for tilbaketrekk aktiv og en rød knapp «Tilbaketrekk» vises nederst i sidepanelet. Ved å trykke på denne knappen, blir oppdraget tilbaketrukket og alle valg som er gjort i sidepanelet blir utført og oppdraget/oppdragene får status tilbaketrukket.

CRM - styling i oppfølgingssiden for en ringeliste

I tråd med endringer som ble innført på startsiden i Next 23.4 «Redigerbart dashboard», har vi nå sett over layouten i oppfølgingssiden for en ringeliste, fornyet utseende på widgeter og klargjort for (fremtidig) brukerredigert layout.

Dokumenter og dokumentmaler

WebDAV – forbedret versjonshåndtering (Word)

Ved redigering av et Microsoft Office-dokument i Next, for eksempel et Word-dokument på et objekt, har vi hittil kun latt brukeren som er tilknyttet versjonen redigere dokumentet.

Dette forhindrer at flere brukere (samtidig) redigerer en og samme versjon av dokumentet. Next har ikke forhindret at andre brukere kan åpne (og tilsynelatende) redigere i en og samme versjon. Som en forbedring vil det nå automatisk opprettes en ny versjon når en annen enn tilknyttet bruker (personen dokumentet sist er endret av) redigerer dokumentet.

Andre forbedringer

Det er lagt inn knapp for å redigere Powerpoint med WebDAV. I tillegg er ikonbruken tilpasset og det vises egne ikoner for Word, Excel og Powerpoint på side Dokumenter (liste- og kortvisning, samt i sidepanel pr. dokument).

E-signering – signeringsdetaljer

Nederst i dokumentpanelet «E-signering»  er det lagt inn en ny seksjon kalt «Påminnelse om e-signering". Seksjonen informerer om følgende:

• når påminnelse om å signere ble sendt ut og til hvem
• når eventuelt neste påminnelse om å signere skal sendes ut og til hvem
• hvilken utsendelsesmetode som ble/blir benyttet
• Merk: Påminnelsene blir sendt ut med samme utsendelsesmetoden (SMS, e-post eller SMS og e-post) som bruker valgte ved første gangs utsendelse.
• I infoikonet i tilknytning til seksjonsoverskriften vises gjeldende regler for påminnelser om e-signering
• Administrasjon: Regelsettet for utsendelse av påminnelsene administreres på siden «Systeminnstillinger». Se Nyhetsbrev 23.3

Merk: Megler vises ikke i den nye seksjonen. I eksisterende løsning blir megler automatisk varslet når vedkommende er den siste gjenstående signataren av dokumentet.

Andre forbedringer

• Knappen «Oppdater» øverst i høyre hjørne oppdaterer også den nye seksjonen i tillegg til signeringsstatusen.
• Pr. mottaker vises følgende
  • Navn
  • Relasjonstype
  • Kontaktinformasjon

Administrasjon

«Frede» en kontakt - forhindre GDPR-sletting

Det er nå mulig for en partner å flagge at en kontakt ikke skal slettes når Next kjører GDPR-sletting av kontakter i basen. Når en kontakt oppfylles slette-kravene for inaktivitet i Next, så kan partner «frede» kontakten da det er aktiviteter på kontakten i andre løsninger utenfor Next som gjør at kontakten ikke skal slettes.

Det er innført to nye endepunkter knyttet til funksjonaliteten i HUB. En partner kan frede en kontakt inntil et halvt år av gangen. Se mer om dette i nyhetsbrevet HUB 23.5 .

Når en kunde er fredet for GDPR-sletting vil en bruker kunne se dette på kundekortet. Informasjonen vises på oversiktssiden under GDPR-samtykkene. I tillegg vil man se når en kontakt er fredet eller fredningen er opphevet i endringsloggen på kontakten:

Tilgangsstyring funksjonsområder

På siden «Administrasjon» er det områder som man ønsker skal kunne administreres lokalt på avdelinger. Når man tildelte funksjonsrettigheter tidligere, var rettigheten knyttet til sentral administrasjon. Nå er det innført begrensning til å kunne se og administrere innstillinger for avdelinger innlogget bruker har skrivetilgang til. Følgende innstillingsområder er omfattet i denne versjonen av Next.

• Funksjonsrettigheten «Feltadministrasjon»: Innlogget bruker vil se og kunne registrere fraser og faste tekster for de avdelingene brukeren har skrivetilgang til
• Funksjonsrettigheten «Administrere firma og lisenser»: Innlogget bruker ser kun avdelinger som brukeren har skrivetilgang til
• Funksjonsrettigheten «Administrere faglig vurdering brukere»: Innlogget bruker ser kun brukere som er knyttet til avdelinger som brukeren har skrivetilgang til. I tillegg vil kun siden «Internkontroll» være tilgjengelig for brukeren.
• Funksjonsrettigheten «Administrere faglig vurdering avdeling»: Innlogget bruker ser kun avdelinger som brukeren har skrivetilgang til. I tillegg vil kun siden «Internkontroll» være tilgjengelig for brukeren.

Passord til ny bruker

For å styrke brukersikkerheten, har vi fjernet muligheten for å angi passord når en bruker opprettes i Next. Dette betyr at ved første gangs bruk, må hver bruker klikke på «Nytt Passord» for å generere og etablere sitt eget passord. Vi mener dette vil forbedre sikkerheten betraktelig da passordet ikke vil være kjent av noen, inkludert oss som systemleverandør og en administrator.

Regnskapsperiode og rettsgebyr

Ved redigering av datoen i feltet «Nedre grense» for én avdeling, ble datoen ikke lagret. Dette er nå fikset.

Renteavstemming – forbedringer (HB-konto innstillinger for renter)

I forberedelse til ny løsning for behandling av renteavsetning, renteinntekt og renteavstemming har vi introdusert 2 nye kontoinnstillinger.

Renteutlegg: Konti definert her vil bli behandlet som meglers tilgodehavende og benyttes som grunnlag for utlegg i kommende renteavsetning

Rentebuffer: Konti definert her vil bli brukt for å vise saldo på rentebuffer i kommende renteavsetning

Registrere disponent og spørre mot KAR – pr. kontonummer i panelet «Oppgjørsinfo»

Det er nå mulig å angi disponenter knyttet til bankkontonummer i Next. Når det knyttes disponent til et kontonummer er det mulig å sende spørring til KAR. Videre vil kontakten opprettes på oppdraget som gjør det mulig for AML-partnere å hente ut kontakten for KYC-screening - «Disponent selger/utleier» og «Disponent kjøper/leietaker».

Øvrige forbedringer og feilrettinger

• Meglerprovisjon: i lønnsprofiler er det nå mulig å angi at posteringer ikke skal inngå i beregningen av gjenstående garantilønn.
• Dødsbo: Ved opprettelse av et dødsbo er nå bryteren «Hjemmelshaver er arving og selger» skrudd av, samtidig som bryteren «Hjemmelshaver er tidligere eier (avdød)» er skrudd på.
• Avdelingsbudsjett: det er lagt inn et filtervalg for å vise inaktive brukere i avdelingsbudsjettet. Bryteren er som standard skrudd av.
• Under marked og tjenester, ved bestilling av annonse, kan du nå velge fasiliteten «Balansert ventilasjon» på de annonsetypene der fasiliteten brukes på Finn.no
• Ved opprettelse av ny makro av typen «Send e-post» foreslås nå pålogget bruker som «Svar adresse».
• Rettet feil som gjorde at bekreftet ID på fullmektig ga bekreftet ID på fullmaktsgiverne
  • Side oppdragsparter: ikonvisning i kort- og listevisning
  • Sidepanel «Kontroll oppdrag»: arkfane «Identifikasjon»
• Digital samhandling: Ved opprettelse av e-sikring eller e-skjøte er eiendommens festenivå forhåndsutfylt. Dette sendes også over til Ambita.
• Forbedret forhåndsvisning av fraser: I sidepanelet som benyttes for å velge inn en eller flere fraser til et felt, er forhåndsvisningen endret til å være et trekkspill. Det gjør det enklere å forhåndsvise spesielt lange fraser enn tidligere, hvor frasen ble presentert i en tooltip.
• Forbedret bildesortering: ved sortering av eiendomsbilder vises nå bildetekster.
• Tredjeparter kan nå legge inn kontonummer på relasjoner på oppdrag. Se detaljer i eget nyhetsbrevet HUB 23.5
• Fletting av referanse til kartverket for hjemmelsoverføring: retter en feil som gjorde at det ble flettet et to-tall bak oppdragsnummeret. Det korrekte er at det skal flettes inn et et-tall bak oppdragsnummeret.
• Next tar nå hensyn til delingsrettigheter for visning av andre brukeres Outlook-aktiviteter i kalenderen.
• Retter feil som gjorde at systeminnstillinger for regnskapsperiode og rettsgebyr ikke ble lagret
• Masseregistering prosjekt: sidepanelet «Registrer felles opplysninger» / «Registrer unike opplysninger» lukkes nå automatisk ved lagring, slik at bruker ikke trenger å gjøre dette manuelt.