1. 24.10.2024

Wordmaler i Next

Det er nå støtte for Wordmaler i Next. Formatet gir noen opplagte fordeler sammenlignet med HTML, både når det gjelder utforming av maler og ved redigering av ferdig flettet dokument. Wordmaler er et tillegg til HTML-maler i Next og vi presiserer: HTML-maler skal ikke fases ut og vil fortsatt ha en sentral rolle i dokumentmotoren.

I en periode har utvalgte nærings- og prosjektmeglere testet funksjonen og tilbakemeldingene er gode. En suksessfaktor er at flettekodene nå i all hovedsak er felles for HTML og Word. De fleste flettekodene som er utviklet for HTML, kan også benyttes som felter i Word. Når vi utvikler nye flettekoder, vil disse automatisk fungere i begge maltypene. Felles flettekodebank bidrar til at kunder enklere kan teste ut ny funksjonalitet, bli kjent med begge formatene og selv avgjøre hvilke maler som bør lages i Word.

Innhold

Begrensninger ved fletting med felter i Word

Dersom du allerede er kjent med dokumentmotoren i Next, vil du legge merke til at det finnes begrensninger ved fletting i Word sammenlignet med HTML. Det er naturlig at to så vidt forskjellige formater ikke fungerer likt. Funksjonalitet knyttet til HTML-maler er utviklet over lang tid og har flettekodelogikk som ikke automatisk er kompatibelt med eller kan bygges inn i Word.

I mange tilfeller finnes det innebygget funksjonalitet i Word som kompenserer for begrensninger i flettekodelogikk. Noen eksempler på dette kan være:

  • Generell tekstbehandling i et mangesidig dokument
  • «Spor endringer» i utformingen av en kontrakt
  • «Autokorrektur» for innlegging av mye brukte tekstavsnitt eller meglers signatur.

En kort sammenligning av flettekodelogikk Word / HTML

  • Opplisting i felter: Felter i Word benytter en annen syntaks enn i HTML, men det er enkelt å legge inn en opplisting av for eksempel alle selgere i en tabell. (HTML: vitec-foreach)
  • If-logikk i felter: selv om det er støtte for IF-logikk i felter i Word, er det vrient å se hvordan dette skal benyttes i praksis. Felt i felt i Word kompliserer dokumentstruktur både i mal og opprettet dokument. (HTML: vitec-if)
  • Mal-i-mal: Ikke tilgjengelig i Word (HTML: vitec-resource)
  • Formatering / kalkulering i felter: «brytere» inne i feltkoden benyttes for å formatere innhold. Kan kombineres med formel-felt ved at det legges inn felt i felt. (HTML: $CALC / $UD / CSS)
  • Bildeflettekoder: støttes ikke i Word.
  • «Spørringer»: HTML-maler har støtte for kodesnutter som skreddersyr fletting, for eksempel presentere deler av en liste, skrive ut tekst basert på sammenligning av verdier osv. Dette mangler i Word.

Opprette ny wordmal

Forutsetning: Funksjonen «Wordmaler» er aktivert under Systeminnstillinger. Merk at det tilkommer kostnader ved bruk av tjenesten. Kontakt din KAM for mer informasjon.

Både Word- og HTML-maler administreres på side Dokumentmaler. I utførmenyen benyttes «Ny Word-mal» for å opprette en mal. Valgene du finner i dette sidepanelet er i stor grad overlappende med valgene i en HTML-mal (maltype «Objekt/Kontakt»).

Kort forklaring av de ulike valgene ved kategorisering av en ny/eksisterende Wordmal:

  • Bypass: Normalt kan du la dette valget være skrudd av. Bypass i en Wordmal innebærer at dokumentet som opprettes er identisk med malen. Eventuelle feltkoder (les om MergeFields lenger ned i dokumentet) er intakte og ingen fletting utføres. I en senere versjon av Next vil dette bli et hjelpemiddel for en «global» malforfatter som skal tilgjengeliggjøre en mal til en «lokal» malforfatter (f.eks. når en prosjektmedarbeider skal opprette og tilpasse en kontraktsmal for et bestemt prosjekt).
  • Malnavn: Bruk beskrivende, informative navn. Når du blir kjent med Wordmaler, vil du se at behovet for ulike varianter av en og samme mal er større enn for HTML. Et godt malnavn kombinert med fornuftig kategorisering, gjør det enklere å finne frem til riktig mal, både for malforfatter og brukere som skal opprette dokumenter basert på malen.
  • Mottakertype: Normalt kan du sette verdien til Systemstandard. Valgt type påvirker utvalget av «Mottaker» forklart under.
  • Mottaker: Valg av mottaker i en mal / et dokument benyttes til:
    • Fletting i malen når det er benyttet felter for mottaker
    • GDPR: «Dokumentet omhandler» som gjør at dokumentet vises i mottakers dokumentsamling og når en GDPR-rapport opprettes.
    • E-post: hvem som foreslås som mottaker i e-postpanelet, når et dokument skal sendes som vedlegg
  • Ekstra mottaker: velg en eller flere roller på objektet (inkl. interne roller). Disse legges inn som mottakere i e-postpanelet.
  • Kategori: dokumentkategori benyttes som filter når det skal opprettes nytt dokument. I tillegg har kategori betydning for overføring i HUB. Merk at dokumentkategorien «Salgsoppgave» kun kan eksistere på et enkelt dokument inne på objektet. Dersom det finnes en salgsoppgave fra før, vil denne automatisk få kategori «Salgsoppgavearkiv», når det opprettes nytt dokument.
  • Oppdragskategorigruppe: gruppering av oppdragskategorier er et administrativt oppsett som gjør det raskere å kategorisere maler. Benyttes i tillegg av Vitec ved distribusjon av maler for bedre kategorisering i Vitecmaler (gruppene er felles for alle kunder).
  • Oppdragstyper: når oppdragskategorigrupper ikke er angitt, kan oppdragstyper velges enkeltvis.
  • Depotjournalgrupper: gruppering av depotjournaltyper er et administrativt oppsett som gjør det raskere å kategorisere maler. Benyttes i tillegg av Vitec ved distribusjon av maler for bedre kategorisering i Vitecmaler (gruppene er felles for alle kunder).
  • Depotjournaltyper: når depotjournalgrupper ikke er angitt, kan depotjournaltyper velges enkeltvis.
  • Faser: fase benyttes som et filter når det skal opprettes et nytt dokument.
  • Eierformer: angi om malen skal være tilgjengelig for en, flere eller alle eierformer. Husk at «ingen» tilsvarer «alle».
  • Avdelinger: angi om malen skal være tilgjengelig på en, flere eller alle avdelinger. TIPS: dette er også et nyttig valg når en ny mal er under utvikling. Da kan du som malforfatter forhindre at brukere utilsiktet tar malen i bruk.
  • Emne: Når Word-dokumentet sendes som vedlegg i e-post, kan du her angi emnet i e-posten. Du kan benytte frittstående flettekoder (med HTML-syntaks), slik som [[oppdrag.nr]], [[eiendom.gatenavnognr]] eller [[komplettmatrikkel]].

Valgpanelet for en wordmal (Kategorisering)

Når du markerer en mal på dokumentmalsiden (i kort- eller listevisning) åpnes valgpanelet til malen. Akkurat som ved kategorisering, er valgene i stor grad overlappende med HTML. Wordmaler mangler versjonshistorikk, men har til gjengjeld innebygget funksjon for å «spore endringer» - enten som en hjelp i malarbeidet eller som en permanent egenskap i malen.

Valgpanelet inneholder følgende:

  • Knapp «Kategorisering»: rediger navn og andre innstillinger du la inn da malen ble opprettet. Merk at kildefilen, altså Word-dokumentet du lastet opp da malen var ny, ikke kan erstattes av en annen kildefil.
  • Knapp «Kopier som ny mal»: Opprett en identisk kopi av wordmalen. Malnavnet foreslås som «<opprinnelig malnavn> (kopi)».
  • Bryter «Aktiver malen»: Maler som midlertidig ikke er i bruk kan gjøres inaktive. Benytt dette hvis du erstatter en mal med en ny, og ikke ønsker å slette den gamle malen. OBS! Vi anbefaler at gamle, utdaterte maler slettes fortløpende. Dette bidrar til god oversikt og som en bonus vil dokumentmalsiden fungere optimalt, dvs. laste innhold raskere ved sortering av kolonner eller bruk av friteksøk.
  • Bryter «Slett malen»: fjerner malen permanent fra malsiden.
  • Valgliste «Dokumentet omhandler»: fungerer på samme måte som ved valg av mottaker i kategoriseringspanelet (se forrige avsnitt). Når en eller flere roller er valgt, blir dokumentet automatisk synlig i kontaktens dokumentoversikt og i kontaktens GDPR-rapport.

Introduksjon til feltkoder

Word har mange ulike felttyper, inkludert sidenummerering og innholdsfortegnelse (TOC). Dokumentmotoren i Next benytter feltypen MergeField. Funksjonalitet knyttet til masseutsendelser (Mail Merge på engelsk) er utgangspunktet for fletting i Word.

Feltegenskaper i Word.

Filformat

Wordmaler i Next skal være i formatet «docx», det vil si at det ikke er støtte for makroaktiverte wordfiler eller det gamle formatet «doc». Før du kan laste opp en wordfil i Next, må den konverteres i Word, det vil si «Lagre som» og velg docx som filformat.

Merk: du laster opp en wordfil fra egen maskin som en del av funksjonen «Ny Word-mal», dvs. i sidepanelet som åpnes når du oppretter en mal.

Sett inn / rediger et felt

To fremgangsmåter for å sette inn et felt:

  1. Verktøylinjen for Tekst under «Sett inn» – «Hurtigdeler» – «Felt…»
  2. Hurtigtast Alt + F9
    1. Marker en tekst eller sett markøren der du ønsker å sette inn et felt.

Husk: feltnavnet skal alltid settes til MergeField.

To fremgangsmåter for å redigere et felt (sette inn riktig flettekode):

  1. Høyreklikk på et felt og velg «Rediger felt»
    1. I dialogboksen Felt ser du at ordet «Feltnavn» benyttes både i venstre typekolonne og i midtre del, der du skriver inn flettekodenavnet.
    2. Du kan selv velge om flettekoden skal skrives med små eller store bokstaver, eller en kombinasjon. Flettekoder med lange navn kan med fordel skrives med stor forbokstav pr. ledd. For eksempel er «EiendomGatenavnogNr» det samme som «eiendomgatenavnognr».
    3. Hvis du er kjent med flettekoder i HTML-malene i Next, vil du se navnene er like, bortsett fra at punktum mellom leddene ikke benyttes i Word. I tillegg til å legge inn feltnavn, kan du velge om feltet skal skrive ut store eller små bokstaver (eller stor forbokstav / store forbokstaver).
    4. I høyre del av dialogboksen Feltalternativer kan du velge å legge inn en tekst foran feltnavnet (eks. «Telefon: ») eller etter feltnavnet (eks. « kroner.»). Microsoft kaller dette «Brytere» (se lenke under «Tips og triks» lenger ned i dokumentet).
  2. Når feltkoder er aktivert i dokumentet vises felter som tekst i krøllparanteser. Da kan du skrive inn følgende direkte: { MERGEFIELD <feltnavn> \* MERGEFORMAT }, for eksempel { MERGEFIELD oppdragnr \* MERGEFORMAT}
    1. Husk å oppdatere feltinnholdet ved hjelp av F9 når du deaktiverer feltkodevisning av feltet (se fremgangsmåte i neste avsnitt «Nyttige snarveier»…)

Nyttige snarveier for arbeid med felter

I Word finnes det som regel flere fremgangsmåter for å oppnå en og samme ting:

  • Aktiver/deaktiver feltkoder: velg om du vil se flettekodenavnet eller detaljert innhold i feltet. Fordelen med å aktivere feltkoder, er at det blir enklere å benytte et vanlig tekstsøk for å finne frem til en bestemt kode. I tillegg ser du da feltdetaljer («brytere») og kan redigere innholdet som normal tekst.
    • Tastaturkombinasjon Ctrl + F9 (Windows) benyttes for å veksle mellom å se feltinnhold og feltnavnet (flettekoden).
    • Høyreklikk på et felt og velge «Aktiver/deaktiver feltkoder»
  • Oppdater felt: gjør dette når det er lagt inn endringer i felter og før du lagrer malen. Hvis du ikke oppdaterer felt, kan du risikere at opprinnelig feltkode «henger igjen» og da fletter feil tekst.
    • Marker tekst (gjerne all tekst i dokumentet med Ctrl-A) og trykk funksjonsknapp F9.
    • Høyreklikk på et felt og velge «Oppdater felt».

Vitecmaler i Wordformat

Vitec har tidligere levert næringsmaler fra FNN (Forum for Næringsmeglere) som «Vitecmaler». Vi ser at det blir utfordrende å vedlikeholde og ta eierskap til slike bransjemaler. Det er vanskelig å tilrettelegge for fletting i Word, uten å tilpasse setningsoppbygging eller annen struktur. Vitec Megler vil derfor ikke lenger utvikle slike felles bransjemaler for Word. Erfaringen vår er at kontraktsmaler og andre maler som ønskes utviklet i Word, uansett skal tilpasses pr. kunde.

Det er mer naturlig at kunder selv orienterer seg om oppdateringer i bransjemaler og avgjør når eksisterende maler skal fornyes i Next. Kunder kan enkelt selv legge inn og oppdatere egne maler.

Hjelpemalen «Alle flettefelt»

Vi har distribuert ut en ny Vitecmal tilsvarende «Alle flettekoder» i HTML. Wordmalen «Alle flettefelt» er en «bruttomal» som lister opp tilgjengelige felter alfabetisk. Malen blir oppdatert av Vitec når det kommer nye flettekoder og er et nyttig hjelpemiddel for en malforfatter.

Tips: Wordmaler kan ikke testflettes slik som HTML-maler i Next. Vi anbefaler derfor at du setter Vitecmalen «Alle flettefelt» til å være inaktiv og oppretter en kopimal. Kategoriserer den nye malen slik at den kun er tilgjengelig for en administrativ avdeling eller en oppdragstype som benyttes til test. Da kan du enkelt «testflette» - opprette ferdig flettede «bruttodokumenter» på ulike testobjekter for å se hvordan flettingen fungerer.

Merk: Når du oppretter et dokument basert på «Alle flettefelt»  vil du se at det tar noen sekunder ekstra før dette er tilgjengelig på dokumentsiden. Dette skyldes at dokumentet blir på veldig mange sider (opp mot 200 sider).  Vi anbefaler at du åpner dokumentet i Word istedenfor å forhåndsvise det, fordi en forhåndsvisning lager et skjermbilde av hver side og dette vil også ta tid å generere.

Praktisk bruk – jobbe med Wordmaler i Next

To viktige avklaringer:

  • Vitec Megler Kundeservice yter ikke support på funksjonalitet i Microsoft Word.
  • Vitec Megler Kundeservice har svært begrenset med kapasitet til å bistå kunder med utvikling av egne maler i Word.

Hvorfor bør maler lages av kunden selv og ikke Vitec Megler?

Begrensninger i flettekodelogikk (sammenlignet med HTML) gjør det tidkrevende å skulle ta eierskap til og omstrukturere setninger og tekstavsnitt i en mal. Kunder har alltid best forutsetning for å forvalte egne maler:

  • Skal det opprettes varianter av en mal? Hvor mange og hvor detaljert kan dette gjøres før malforfatter mister oversikt?
  • Blir det en risiko at varianter av en mal oppdateres over tid, men at enkeltmaler blir «hengende etter» ved tekstoppdateringer?
  • Kan tekst omstruktureres for bedre å passe med flettefelt?
  • Er dokumentet tilpasset dynamisk data, slik som et variabelt antall selgere eller kjøpere?
  • Er dokumentet satt opp av et reklamebyrå eller en advokat uten forutsetning for å forstå fletting?
  • Skal det legges inn fotnoter eller andre instrukser (f. eks. rød skrift) som hjelp til utfylling?

Tips og triks

Informasjon fra Microsoft:

Spesielt for Wordmaler i Next

  • Dokumentmotoren konverterer felter av typen MergeField (altså flettefelt) til normal tekst i overgang fra mal til dokument. Andre felter forblir uforandret i dokumentet. Selv om Word støtter felt i felt, er dette logikk som kompliserer arbeidet med en Wordmal betraktelig. Særlig for brukere uten god kjennskap til Word (altså sluttbrukere), kan det være en kilde til at feil oppstår når innhold ligger som felter i et dokument.
  • Dokumentmakroer i sjekklistene støtter bruk av Wordmaler.
  • Wordmaler kan ikke benyttes som «standardmaler» eller «funksjonsmaler» (valg i utførmenyen på side Dokumentmaler). Dette er funksjonalitet forbeholdt HTML-maler.

Generelt for Word

  • Benytt alltid «Word-appen», altså installert skrivebordsversjon av Word. Ikke jobb med maler/felter i nettleserutgaven av Word.
  • Gjør det til en god vane å benytte stiler i Word. Flettefelt tar ikke hensyn til hardkodet formatering, slik som fontstørrelse og skriftfarge.
  • «Avansert søk» i Word kan benyttes for å lokalisere felter eller innholdet i et felt (altså feltkoden).
  • «Søk og erstatt» kan benyttes for å sette inn et felt, som erstatning for en tekst. Det kan være tidsbesparende når et felt skal inn flere steder i et omfattende dokument.
  • «Sammenlign» er en Wordfunksjon som kan benyttes for å se hva som skiller to dokumenter. Det er nyttig når du for eksempel vil sammenligne to utgaver av en bransjemal.