Denne oppdateringen av Next tar for seg mindre feil og forbedringer, detaljer som kanskje ikke alltid er merkbare for meglere i hverdagen. I tillegg har vi implementert ny funksjonalitet knyttet til «Next Leder», «Next Internkontroll», samt områder som oppgjør, dokumenter og sjekklisteadministrasjon. Her er de viktigste høydepunktene:

• Kalender (del 2, se avtaler opprettet i Outlook)
• Next Leder – nye widgeter for «Salgsinntekter» og «Til salgs»
• Next Internkontroll – administrasjon for dokumentasjon av internkontrollsystem og oppdragskontroll, kontrollfunksjon for fagansvarlig på oppdrag og sjekklistemakro for varsling av oppdrag klar til kontroll
• Oppgjør - administrasjon av posteringskoder og klientinnstillinger

I tillegg til ovennevnte inneholder versjonen ytterligere forbedringer og optimaliseringer av eksisterende løsninger.

Innhold

• Next Leder
  • Nye widgeter
  • Nye tallgrunnlag
• Internkontroll
  • Oppdragskontroll
  • Kontrollprofil i sjekklistepunkt
• Dokumenter, maler og flettekoder
  • Påminnelse om e-signering
  • Flettekoder for malens marger
  • Feilrettinger dokumentproduksjon
• Bruker
  • Kalender – se avtaler opprettet i Outlook
• Prosjekt - forbedringer
• Oppgjør
  • Posteringskoder
  • Transaksjoner for selger
  • Klientinnstillinger
• Administrasjon
• Sjekklister
  • Avhengighet i sjekklistepunkt
  • Kommentarlogg i sjekklistepunkt
  • Kommentar i sjekklistepunkt på utgått oppdrag
  • Kontrollprofil i sjekklistepunkt
• Øvrige forbedringer og feilrettinger

Next Leder

Nye widgeter

Salgssiden suppleres med to nye widgeter på brukernivå:

Salgsinntekter: Viser meglernes salgsinntekter

• Sorteringsvalg
  • Navn
  • Avdeling (dersom flere avdelinger er valgt inn)
  • Størst til minst
• Visningsvalg
  • Tidsperiode
  • Se KPI-en med/uten budsjett

Til salgs: Viser antall oppdrag som er til salgs

• Kriterier (alle må være oppfylt)
  • Oppdraget har objektstatus-ID mellom 16-39
  • bruker er megler1 på oppdraget
  • Oppdraget har objektstatus flagget «markedsføringsklart»
    • Prosjektenheter er inkludert, teller ikke med prosjektmastere

Nye tallgrunnlag

For å vise ønsket tallgrunnlag ved beregning av salgsinntekt og budsjettert inntekt (som ønsket av referansegruppen), henter nå systemet posteringer fra alle solgte/omsatte objekter (status 40) med omsetningdato i den valgt periode (via innstilling i utførmenyen). Dette inkluderer:

• Avtalte budsjettposter (ikke utkast eller overført) som er definert som vederlag og andre inntekter i Oppdragsbudsjettet
• Bokførte og kladdede oppgjørsposter som er definert som vederlag og andre inntekter i Oppgjørsbildet

I tillegg er følgende endringer lagt inn:

Toppdelen på siden «Oversikt» inkluderer nå budsjettall for prosjekt

• Sirkelwidget «Snitt inntekt/oppdrag» til høyre i toppdelen på siden «Salg» er erstattet med sirkelwidget «Total portefølje med budsjettert inntekt».
• Sirkelwidget «Snitt inntekt/oppdrag» ligger fortsatt som en widget på brukernivå, og siden denne summerer totalen i bunnen benyttet vi plassen til å få plass til mer informasjon

Widgeten «Total portefølje» viser antall aksepterte oppdrag til oppdraget er omsatt (objektstatus-ID 16-39) der bruker er «megler 1» på oppdraget

• Prosjektenheter er inkludert, teller ikke med prosjektmastere

Internkontroll

Oppdragskontroll

I prosjektet «Next Internkontroll» har vi nå kommet til utførelse av oppdragskontroll der Fagansvarlig (FA) skal kunne bruke registrerte kontrollprofiler. Når FA går inn på et oppdrag vil man se sjekkliste-delen delt i to faner -«Sjekklisten» og «Fagkontroll». Under «Fagkontroll» vil FA se kontrollpunkter som er satt opp til å gjelde for oppdragstypen/eierform/objektstype som administrator har registrert i innstillingene for verktøyet.

FA vil se hvilken kontrolltype og kontrollprofil som er meldt inn at skal sjekkes. Hvis det er registrert en overordnet intruks for kontrollen vil FA se dette i panelet som blå info-boks. Alle kontrollpunkter er lagt inn under områder med status på følgende:

• Antall ikke kontrollerte punkter
• Se om kontrollpunktet har automatisk overvåking (trekant-ikon)
• Antall kontrollerte punkter som er satt til ok (grønt ikon)
• Antall kontrollerte punkter som det er avdekket enkeltstående mindre alvorlige avvik (gult ikon)
• Antall kontrollerte punkter som det er avdekket gjentakende mindre alvorlige avvik (gult ikon med tegn for gjentakende)
• Antall kontrollerte punkter som det er avdekket enkeltstående alvorlige avvik (rødt ikon)
• Antall kontrollerte punkter som det er avdekket gjentakende alvorlige avvik (rødt ikon med tegn for gjentakende)

For hvert enkelt kontrollpunkt så kan FA registrere følgende informasjon:

• Sette avviksstatus med valgt for «Ja, utført ok», «Ja, mindre avvik» og «Ja, alvorlig avvik». I tillegg har man en bryter for «Gjentakende»
• Se intruks for hvordan eventuelle avvik skal håndteres av FA
• FA har muligheten til å legge inn en avviksvurdering

Når oppdrag er ferdig kontrollert så skal FA kvittere for at kontrollen er utført. Avvik som er avdekket vil automatisk oppdatere oversikter i Next Internkontroll og summeres inn i avviksrapporter for videre tiltaksvurdering (kommer senere i prosjektet). Det vil være mulig for FA å angi hvilken oppsummeringsperiode avvikene skal summeres i. Next foreslår alltid samme periode som utført kontroll.

For å effektivisere FA sin kontroll av meglers sjekkliste er det nå mulig å sidestille fagkontrollen og sjekklisten med funksjonsknappen som er synlig over knappen for å feste sjekklisten på siden. Knappen har et mappe-ikon. Funksjonen gjør det mulig for FA å kontrollere sjekklisten til megler uten å forlate fagkontrollen.

Kontrollprofil i sjekklistepunkt

Det er viktig at meglerforetaket selv kan bestemme hvor ofte den fagansvarlige skal kontrollere oppdrag gjennom oppdragsprosessen. Det er nå innført en ny type spesialmakro som heter «Internkontroll» der en administrator kan legge inn i sjekklister når Next skal melde oppdraget klart til kontroll for Fagansvarlig. I makroen bestemmer man hvilke kontrollprofil som skal benyttes. Når sjekkpunktet hukes av så vil oppdraget listes opp i widgeten «Klar til kontroll» i Internkontrollverktøyet til Fagansvarlig under fanen for valgte kontrollprofil.

Dokumenter, maler og flettekoder

Påminnelse om e-signering.

Fra og med Next 23.2 blir e-signeringsforespørsler sendt fra Next. Nå kan det settes opp regler for automatisk utsendelse av påminnelser til mottakere som har utestående e-signeringer. Merk at denne funksjonen suppleres av en egen widget «E-signering» som lanseres i Next 23.4. Her vil brukere få oversikt over egne/avdelingens e-signeringer og følger signeringsstatus over hvilke dokumenter som er både fullført, pågående eller avbrutt.

Flettekoder for malens marger

En malforfatter kan nå benytte nye flettekoder som henter ut marger fra malkategoriseringen. Dette kan være nyttig når elementer skal gjøres utfallende (kant-i-kant). Merk at flettekodene skriver ut «0» (tallet null) når benyttet i topp- og bunntekst. Nye flettekoder er:

• [[margvenstre]]
• [[marghoyre]]
• [[margtopp]]
• [[margbunn]]

Feilrettinger dokumentproduksjon

• Det er rettet en feil med generering av thumbnails for dokumenter. Ved opplasting av mange dokumenter i en og samme operasjon, ble det ikke alltid skapt thumbnails på samtlige dokumenter (synlig når dokumentsiden «Vis som kort»).
• Det er rettet en feil som gjorde at bilder fra internett ikke ble lastet inn korrekt i PDF-en som ble produsert.

Bruker

Kalender – se avtaler opprettet i Outlook

Del 1 av kalender åpnet opp for å kunne se avtaler som er opprettet i Next – i egen eller andre brukeres kalender. Nå utvides kalenderen til å vise avtaler som er opprettet i Outlook. Merk at disse avtalene ikke er redigerbare og det er heller ikke mulig å aktivere et sidepanel for å se avtaledetaljer.

Prosjekt

Det er gjort noen forbedringer for prosjekt i denne versjonen:

• Prosjektannonser FINN: I annonsepanelet er det lagt inn valg for å angi om det er annonsebestiller eller megler 1 som skal stå som annonsens kontaktperson hos FINN.no. E-postadressen til valgt kontaktperson oversendes i forbindelse med opprettelse av ny annonse og kan ikke endres etter bestilling. Valget påvirker ikke innhold i selve annonsen.
• Dersom det er registert flere aktiviteter av samme type på et objekt, prosjekt og næring og en av disse endres, ser nå Next på hvilken aktivitet som er endret sist og ikke den som sist er opprettet. Dette gjelder aktivitetsypene overtakelse, forhåndsbefaring og ettårsbefaring.
• Prosjektoversikt: boksen «Kommende overtakelse» øverst i skjermbildet viser nå antall overtakelser som inntreffer på datoen med førstkommende overtakelser(r).
• Oppgjørsvarsel: I listevisning på side Prosjektenheter viser vi nå oppgjørsvarsel i kolonne «Alfanavn». Det er tilsvarende som på side Prosjektoppgjør i kolonne «Oppdragsnr».

Oppgjør

Posteringskoder

Det er nå mulig å administrere posteringskoder i Next. Løsningen består av en oversiktsside hvor man ser aktive og inaktive posteringskoder og kan filtere oversikten over ønsket visning:

• Avdeling
• Eieform
• Objektstype
• Oppdragstype
• Tilknyttet selger eller kjøper
• Aktiv eller inaktive

Administrasjon av den enkelte posteringskode utføres i eget sidepanel. I hovedsak er de aller fleste funksjoner videreført fra Next Office, men enkelte funksjoner som ikke lenger er i bruk er skjult fra grensesnittet.

Transaksjoner for selger

Alle posteringer som går mot <selger> (oppdragsgiver) er nå tilgjengelig i sidepanelet «Meglers Tilgodehavende». Posteringer som tidligere ikke dukket opp ligger nå i ny seksjon «Transaksjoner til selger». Seksjonen er som standard lukket.

Klientinnstillinger

Det er nå mulig å administrere klientinnstillinger i Next. I løsningen er det mulig å angi klientinnstillinger pr. avdeling eller globalt. Benytt valg i utførmenyen for å angi globale innstillinger eller opprette ny klient. I detaljpanelet for en innstilling kan du administere følgende:

• Posteringskoder
• Innstillinger for synkronisering av oppdrag
• Bankkonto
• Hovedbokskonti
• Reskontroinnstillinger
• Overføringsinnstillinger

Administrasjon

Sjekklister

Det er utviklet nye støttefunksjoner for å gjøre sjekklistene i Next enda mer effektive.

Avhengighet i sjekklistepunkt

Nå kan du bestemme når påfølgende sjekklistepunkter skal vises eller skjules, basert på valget i et sjekklistepunkt. Sjekklistepunker som skjules ved hjelp av dette vil automatisk få status «Ikke relevant».

Kommentarlogg i sjekklistepunkt

Basert på tilbakemeldinger og ønsker fra våre brukere har vi lagt inn en innstilling som bestemmer om et sjekklistepunkt skal vise kommentarloggen. Bakgrunnen for innstillingen er at kommentarfelt og logg tar stor plass, og undersjekkpunkter som er satt til å vises eller skjules fort kan bli vanskelige å se med en gang de vises. I tillegg er det ikke alle sjekkpunkter som skal ha krav til kommentar og da er det hensiktsmessig at dette feltet skjules.

Funksjonen vises i innstillingene med bryteren for «Vis kommentarlogg». Når denne er på vil sjekklistepunktet har kommentarfelt og logg som brukeren er vant med fra tidligere. Er den av vil ikke sjekkpunktet ha et kommentarfelt/logg. Bryteren er som standard aktivert, slik at sjekklistene forblir uforandret ved lansering av versjonen.

Kommentar i sjekklistepunkt på utgått oppdrag

I sjekklisten er det nå mulig å legge inn kommentar på sjekklistepunkter på oppdrag som er utgått. Det har tidligere kun vært mulig å huke av sjekklistepunkter, men ikke legge inn kommentar.

Kontrollprofil i sjekklistepunkt

Beskrevet i avsnittet under Internkontroll: Kontrollprofil i sjekklistepunkt

Øvrige forbedringer og feilrettinger

• Digital samhandling:
  • Ved opprettelse eller oppdatering av e-skjøte og e-sikring er det må mulig å gå tilbake et steg i sidepanelet.
  • Ved opprettelse av ny digital samhandling er det lagt inn en forbedring i feilmeldingen som vises når en av partene mangler data.
• E-post:
  • Rettet en feil som gjorde at valget «Send som vedlegg på e-post» viste en feilmelding i e-postpanelet Feil ved henting av emne for e-post. E-postpanelet skal kun ha logikk for utfylling av emnefeltet når dokumentet er et Next-dokument, dvs. et dokument som er basert på en mal opprettet i Next som kan ha angitt innhold for emnefeltet.
  • Valg av mal i e-postpanelet: tidligere ble sidepanelet for e-post lukket dersom brukeren valgte ikke å angi en ny mal for innhold i e-posten. Nå blir brukeren sendt tilbake til e-postpanelet og knappen «Avbryt» er erstattet av knappen «Tilbake».
• Forhåndsvisning SMS: Retter en feil i SMS-panelet når ingen kontakter er valgt inn som mottakere, det vil si når bruker manuelt har skrevet inn et mobilnummer og/eller valgt å sende SMS til en megler (rolle på et objekt). Det vises en forklaring i sidepanelet i tilknytning til fane «Forhåndsvisning» når dette inntreffer.
• CRM
  • Oppfølging: Bruker forblir i oppfølgingspanelet etter registrering av eierskap på en kontakt. Tidligere ble oppfølgingspanelet lukket etter registrering av eierskap.
  • Kart i søkeprofil: På en kontakts søkeprofil der kontaktens ønskede område er tegnet inn med polygoner viste kartutsnittet uforholdsmessig stor målestokk. Nå har det blitt endret slik at kartutsnittet tilpasses kontaktenes ønskede område i registrert søkeprofil.
  • Gitt at du har skrivetilgang til flere avdelinger, vil du i sidepanelet for «Opprett befaring» via eierskap og sidepanelet «Aksept av oppdrag» kunne velge blant disse avdelingene. For brukere som jobber fra flere kontorer, vil dette kunne medføre færre klikk og færre feilregistreringer på avdelingene vedkommende har tilgang til.
• Næring: For oppdrag flagget med «Næring – Utleie» er det nå mulig å angi desimaler i arealfelt i sidepanelet som åpnes fra siden «Areal og omsetning».
• Administrasjon:
  • Avdeling: Det er nå mulig å sette egen avdeling som meglerstøtteavdeling
  • Solgtstatus meglerprovisjon: Det er innført nye konfigurasjonsmuligheter for solgtstatus.
    • Angi om solgtstatus kun skal gjelde for grunnlag og grunnlagets provisjon
    • Angi om grunnlag og grunnlagets provisjon skal få samme dato som solgtdato