I denne versjonen av Next er den største nyheten en Tipspool hvor du kan håndtere bank, eksterne og interne tips og oppfølging av disse. I tillegg har du nå fått tilgang til å legge inn lenker til 3.parter, f.eks: videovisning, du har mulighet til å bytte kjøper, endre omsetting, tilbaketrekke oppdrag som ikke er formidlingsført og det er gjort noen forbedringer i eksisterende funksjoner.

Forbedring: e-signering

E-signering er utvidet slik at du som megler kan signere på et dokument. Du må være tilknyttet objektet som ansvarlig megler, saksbehandler eller saksbehandler 2.

Forbedring: Brukerprofil

Nå kan du legge inn og redigere fødselsnummeret på brukeren din. Dersom dette ikke er lagt inn vil du ikke kunne bruke e-signering med brukeren din.

Forbedring: Bestille tjenester på «Marked og tjenester»

Det er nå tydeligere hvilke produkter som kan bestilles en gang, og hvilke produkter som kan bestilles flere ganger. Som administrator kan du nå også håndtere leverandører som trenger tilgang til HUB for å hente ut data, men som ikke skal kunne bestilles på siden «Marked og tjenester».

Det er også mulig å styre fra hvilken fase et produkt skal kunne bestilles, for eks. at boligkjøperforsikring først kan bestilles i fasen «Kontrakt».

Lenker på «Objekt»

På siden «Objekt» på et oppdrag finner du nå en ny seksjon som heter «Lenker». Her kan du selv legge opp lenke til eks. videovisning. Lenker som blir levert av en 3. part vil også legges her. Den lenke som har kategori «Video» overføres til FINN dersom dette er satt opp i Next Office.

Nytt standardfelt: Beboernes forpliktelser

Dersom oppdraget har eieform «Andel», «Eierseksjon» eller «Aksje» vil du nå finne et nytt standardfelt i seksjonen for borettslaget/sameiet/aksjelaget, «Beboernes forpliktelser». I dette feltet kan du skrive om f.eks. dugnader og andre forpliktelser som beboerne må følge.

Bytt kjøper

På siden “Oppdragsparter” kan du nå bytte kjøper ved en eventuell benyttelse av forkjøpsrett. Dersom du skal bytte kjøper, uten at det er forkjøpsretten som er benyttet, må du slå av bryteren for “Tatt på forkjøpsrett”. Du kan bytte til en kontakt som allerede ligger på objektet, eller bruke “Finn kjøper” for å søke I basen.

Endre omsetning

Det er nå mulig å endre omsetningen fra Utfør-menyen på siden «Oppdragsavtale». Her legger du inn kommentar til endringen, evt. ny dato for mot-posteringer og endrer evt. kjøpsum, vederlag eller omkostningene. Dersom kjøpesummen endres vil Next foreslå nytt vederlag dersom du har valgt prosent som provisjon i oppdragsavtalen.

Tilbaketrekk oppdrag

Du kan nå tilbaketrekke et oppdrag som er akseptert, men ikke solgt. Dette gjør du fra siden «Oppdragsavtale». Her kan du velge om oppdraget skal overføres til oppgjør, og gjøre endringer i fakturagrunnlaget. Fakturagrunnlaget må være gjennomgått for å kunne tilbaketrekke oppdraget.

Forbedring: Valg av mal i e-post

Du kan nå velge inn en Next-mal i en e-post som er generert fra sjekklisten på et objekt. Dette er i tillegg til e-post som opprettes på en kontakt eller et objekt.
Det vil flettes inn signatur i e-post sidepanelet dersom administrator har satt opp en standardmal for e-post signatur.

Tipspool – håndtering av bank, eksterne og interne tips

I tipspool’en har du tre forskjellige seksjoner; «Mottatt», «Under oppfølging» og «Tipset andre meglere». Her får du oversikt over nye tips som ikke er fulgt opp, hvilke som er tatt tak i og hvilke interne tips du har sendt til en kollega.

Det finnes tre nivåer «Megler», «Meglerkontor» og «Callsenter». På alle nivåer har du et hurtigsøk (du kan søke på navn og dato på tipset) og filter for «Alle», «Bank» og «Eksternt».
«Megler» og «Meglerkontor» har også filter for «Internt».

Tips: Registrering av aktiviteter

Next lager automatiske aktiviteter ved oppfølging og håndtering av tips, slik at du får en historikk på tipset.

Det blir laget en aktivitet ved følgende funksjoner:

• Når et callsenter mottar tipset i sin tipspool.
• Når et tips er tildelt avdeling eller megler.
• Når et tips er tatt tilbake av callsenter, avdeling eller megler.
• Når er tips har blitt fulgt opp, både ved kontakt JA og INGEN KONTAKT.
• Når et tips er valgt «Er håndtert» eller «Skal slettes»
• Når et tips blir returnert fra megler.
• Når et tips automatisk blir returnert.

Dersom du oppretter tipset som en kontakt vil disse aktivitetene være tilknyttet kontakten, ellers er de tilgjengelige i kalenderen din.

Poolnivå: Megler

Dersom du ikke er tipsmottaker, men en annen på kontoret er det, vil du kun ha tilgang til megler-nivået. Når du får tildelt et tips (fra avdelingen eller internt) vil du bli varslet med melding i Next og e-post.

Når du følger opp et tips blir det også laget en aktivitet på dette og tipset blir tilgjengelig i seksjonen «Under oppfølging». For å ta ut tipset fra tipspool’en kan du velge at tipset er «Håndtert». Et tips kan også sendes tilbake til kollega/meglerkontor eller slettes.

Du får også en oversikt over hva tipset inneholder i fanen «Tipset» og en historikk på tipset i fanen «Historikk». Husk at dersom du ikke håndterer tipset innen angitt oppfølgingsfrist vil tipset bli automatisk returnert (gjelder ikke interne tips).

Poolnivå: Meglerkontor

Dersom du er valgt som tipsmottaker på avdelingen vil du ha tilgang til meglerkontor-nivået. Dersom det ikke er valgt en tipsmottaker vil alle på kontoret ha denne tilgangen. Når det kommer inn et tips (eksternt, bank eller tildelt fra callsenter) vil tipsmottaker bli varslet med en melding i Next og e-post. Dersom tipsmottaker ikke er valgt, vil alle på kontoret bli varslet.

Dersom du får et internt tips, vil det kun være tilgjengelig for deg og det er du som får varsel om tipset. Hvis et tips ikke har blitt fulgt opp innen oppfølgingsfristen vil det bli merket som «Returnert».
I seksjonen «Under oppfølging» vil du se tips som er tildelt en megler og status på denne.

Du har også et filtervalg tilgjengelig for å se tips som er under oppfølging hos en eller flere, men ikke nødvendigvis alle, meglere.

Poolnivå: Callsenter

På callsenter-nivået blir det ikke varslet med melding i Next og e-post når et nytt tips kommer inn.
Dette nivået skiller seg fra resten ved at seksjonen «Tipset andre meglere» og filtervalget «Internt» ikke er tilgjengelig.
Som på meglerkontor-nivå har du oversikt over tips som er tildelt en avdeling og status på disse. Her kan du også velge å kun se tipsene til en avdeling.

Interne tips

Et internt tips blir også varslet med melding i Next og e-post.

Fra kontakt

Du kan tipse en kollega om en kontakt. Før du sender tipset videre er det valideringskrav på kontaktinfo og på at du må fylle ut hva tipset gjelder.

Du vil kunne se en tipslogg med tips-historikk før du evt. velger å sende tipset videre.

Fra objekt

Du kan tipse en kollega om en kontakt som ligger på siden «Interessenter» eller «Oppdragsparter» på et objekt. Du finner valget i sidepanelet på en kontakt under fanen «Tips». Ellers er fremgangsmåten lik her som ved tips fra «Oversikt» på en kontakt.

Tipsinndeling

Som administrator har du nå tilgang til å administrere tipsinndelingen. Her setter du opp callsenter, om dere har dette, og evt. tipsmottaker på hver avdeling. Du tilknytter også postnr. til avdelinger på denne siden.

Ikke tilknyttet callsenter:
Viser deg oversikten over hvilke avdelinger som ikke er tilknyttet et eget callsenter.

Callsenter:
Her vil du se hvilke callsenter som er opprettet (det er mulig å opprette flere enn ett callsenter).

Ikke tildelte postnr:
Denne oversikten viser deg alle postnr. som ikke er tildelt en avdeling.
For hver avdeling kan du endre på tipsmottaker og tilknyttede postnr. Du kan også endre på egenskapene til et callsenter.

Innstillinger:

Du kan legge inn hva som er arbeidstiden og oppfølgingsfrist for et tips. Disse innstillingene vil gjelde for alle avdelinger, og oppfølgingsfristen gjelder innenfor arbeidstiden som er satt.

Tildeling av postnr.

Når du tildeler en avdeling et postnummer så vil denne avdelingen være forslag til mottaker av tipset. For å gjøre det enklere å velge postnummer kan du filtrere på fylke og kommune. Videre kan du også velge lavest og høyeste postnummer og så velge alle, eller kun de ledige.

De røde postnumrene er tilknyttet en annen avdeling mens de grønne er tilknyttet denne avdelingen. Du kan enkelt herfra overstyre dette ved å «ta» et postnummer fra en annen avdeling.

Forbedring: Kundestrøm-widget

I kundestrøm-widgeten ser du nå hvor mange nye mottatte tips du har. Dette er tips som ikke har blitt fulgt opp.

Generelle bugfikser

Generelle bugfikser av ting som har blitt meldt inn.