I Next og HUB versjon 23.6 så er det implementert løsninger for å registrere og flagge AML-forhold på oppdrag og kunder. Løsningen er utviklet i forbindelse med lanseringen av utvidet AML- rapportering til Finanstilsynet som skal utføres for året 2024 i 2025. Vedlagt følger veiledningen rundt AML rapporten. De rapport-punktene som ikke har kommentar vil vi få på plass etter hvert.

Last ned dokumentasjon som PDF

Markedsområder

«Markedsområder» ligger som egen seksjon pr. avdeling og siden «Avdelingen», samt «Central Business District» som ligger under «Områder». Det handler om å registrere postnummer. For markedsområder så kan dere hente ned fordelte postnummer fra tipsinndelingen. Det er en egen knapp for det.  Husk at avdelinger kan dele postnummer når det kommer til markedsområder:

Funksjonen for å hente fordelte postnummer fra tipsinndeling vises i redigeringsmodus

Central Business District (Oslo)

De omtalte postnummer under «Central Business District» som ligger under admin-området «Områder» må registreres:

Sjekklister

Sjekklistepunkter vil kreve oppsett. Vi har begrenset sjekkliste mest mulig, men det er enkelte kontrollspørsmål vi pr. i dag ser at det er det beste alternativet. Eksisterende funksjonsmacro for «Hvitvaskingsindikator» er utvidet og det er en ny macro for «AML-flagg». Bruk av AML-flagg benyttes kun til å flagge AML-hendelse på oppdrag og ikke knytte det til relasjon.

Funksjonen er utvidet slik at det er mulig å sette opp sjekklistepunkter som har med tiltaksbeslutning å gjøre rundt hvitvaskingskontroll på oppdraget. Rapporten vil telle opp antall oppdrag som har disse verdiene satt.

Innstillinger i et sjekklistepunkt

Når AML-rapporten skal summere opp antall oppdrag med ulike kundetiltaksnivå og meldinger til Økokrim og selskapets styre må disse beslutningene registreres i sjekklister. Disse «flaggene» vises ikke på oppdraget. Rapporten summerer opp antall oppdrag som har sjekklistepunkter som er satt til utført og som har bestemte tiltaksnivåer satt.

Måten man setter opp sjekklister er å sette opp egne sjekkpunkter for det enkelte tiltaksnivå – gjerne under egne overskrifter. MERK! Sjekklistepunktene skal ikke være synlig for vanlig brukere – kun hvitvaskingsansvarlig. Aktuelle funksjonsmakroer:

• Hvitvaskingsindikator
• AML-flagg

Hvitvaskingsindikator

Funksjonen er utvides til å gjøre det mulig å angi tiltaksnivåer knyttet til de ulike rapporteringspunktene i AML-rapporten

Tiltaksnivå kombineres med innstillingen for hvem det gjelder – Oppdragsgiver eller Motpart.
Antall forenklede og forsterkede kundetiltak samt antall utkontrakterte kundetiltak summeres opp i widgeten «Hvitvaskingsindikator» for å se disse i forhold til risikoklassifisering.

MERK! Det er ikke lagt opp til at et og samme sjekklistepunkt skal kombinere risikograd og tiltaksnivå. Når man har valgt at sjekkpunktet skal sette risikograd så vil det ikke være mulig å samtidig sette tiltaksnivå. Det gjør man i et annet sjekklistepunkt.

Har man sjekklistepunkter som registrerer tiltaksbeslutning for MT-meldinger og AHV-meldinger til selskapets styre så er dette informasjon som skal ha begrenset innsyn for brukere. Dette gjør man ved å sette tilgang til overskrifter og sjekkpunkter.

AML-flagg i sjekklister

Fra sjekklistepunkter er det mulig å markere oppdrag med AML-flagg. På sjekkpunkter som det er ønskelig skal markere oppdrag når punktet settes til utført setter man opp funksjonsmakroen for «AML-flagging» og bestemmer hvilket flagg som skal settes:

Merk at markering av oppdrag fra sjekklister svarer ikke JA på AML-deklarasjonen på relasjoner. Det er kun markering av oppdraget slik at oppdraget summeres opp for den/de aktuelle AML-forholdene.

AML-panel på relasjoner

AML-sidepanelet finner man på utvalgte relasjonstyper. Megler kan svare på spørsmålene selv eller en AML-partner kan via HUB svare på spørsmålene. Alle spørsmål som det svares JA på vil sette en «AML-flagg» i varselfeltet på oppdraget. Disse er markert med rødt som skal tydeliggjøre for megler at her må man være oppmerksom på forholdet. Et oppdrag kan ha flere flagg.

AML-panel for privatpersoner

Panelet er tilgjengelig for følgende relasjonstyper:

• Selger
• Selgers ektefelle
• Fullmektig
• Utleier/disponent selger
• Kjøper
• Leietaker/ disponent kjøper
• Arving
• Hjemmelshaver
• Grunneier

AML-panel for juridiske personer og rolleinnehavere

Hvis det er selskaper som har en relasjon så vil det være mulig å svare på spørsmålene pr. rolleinnehaver. De vil fremkomme i samme panel under spørsmålene for selskapet. Svares det JA på en eller flere rolleinnehavere så vil selskapet bli markert og oppdraget:

AML-flaggene i varselfeltet på oppdrag

AML-flaggene kan overstyres i varsel-feltet på oppdrag (det er spesielt her vi etter hvert kanskje må stramme inn og rettighetsstyre hvem som skal kunne overstyre):

AML-flaggene er tydelige på oppdraget for megler (gule er eksisterende flagg som brukeren kjenner til fra før):

AML-flagg i posteringer

Oppgjørsmedarbeidere kan også sette flagg fra posteringer. Oppgjør vil avdekke når de jobber med posteringene og kan markere direkte. Ved lagring vil AML-flaggene vises på oppdraget:

Oppdragskategorier (summering av antall oppdrag av ulike typer)

Oppdragskategori-grupper er utvidet og vi har endret navn på disse. Viktig at oppdragstyper tilknyttes riktig kategori som gjør det mulig å telle opp antall oppdrag i rapporten. Merk at dette ikke må gjøres umiddelbart, da det har med selve rapporten å gjøre som vi har godt tid til å få på plass. Vi har prøvd å gjøre det mer forklarende for administrator:

Hvor svarer man opp rapporteringspunktene i Next?

Hub

I HUB er det lagt ut et nytt endepunkt som er knyttet opp mot AML-panelet som gjør det mulig for AML-partnere å svare JA eller NEI på deklarasjonspunktene.

Kommer senere

• Felt statsborgerskap - må kunne håndtere flere Oppdragskategori for «Kontraktposisjon»
• Felter for utfylling av mer strukturert data knyttet til AML-spørsmålene. Rapportside i Next Internkontroll med eksport til Excel