Hoveddelen av denne versjonsoppdateringen gir forbedringer på overføringer (Finn, egen hjemmeside) og dokumenthåndteringen (med blant annet mange nye flettekoder og globalt register av mottakere). Vi har også utført forbedringer på eksisterende funksjonalitet i tillegg til en del feilrettinger.

Dokumenthåndtering

Register for kommunale mottakere (NY)

På Administrasjonssiden er det opprettet et helt nytt register for å legge opp kommunale mottakere. De du kan registrere er:

• Kommune
• Brann- og feiervesen
• E-verk
• Tinglysingsetat
• Vann- og avløpsetat

Du knytter kontakter til disse mottakerne, slik at de vil kunne bli flettet som mottakere på maler og utsending av e-post fra objektene (forutsatt at mottakeren er satt på malen).  Koblingen til objektene baserer seg på den kommune som objektene ligger i. Dersom det mangler en kontaktkobling i den kommunen objektet ligger i, vil det ikke være mulig å velge den. Det vil derfor være opp til en Administrator å legge opp de mest vanlige koblingene. En maladministrator må videre velge «Mottakertype» lik «Kommunale» for å kunne velge blant koblingene som mottaker på en mal.

Mottakertyper på dokumentmaler (NY)

Ettersom det i versjon 2.1 åpnes for å registrere kommunale mottakere på tvers av objekter, vil det nå også være mulig å legge dem inn som mottakere av en mal. I tillegg er det åpnet for å kunne velge andre mottakertyper. De du kan velge blant er:

• Systemstandard: Next sine standardmottakere, ikke mulig å endre
• Kommunale: Mottakere det er mulig å legge opp i det kommunale registeret
• Egne/kundetilpasset: Spesialbestilte mottakere, unike for kundebasen

Når mottakertype er valgt vil listen for «Mottaker» vise aktuelle mottakere.

Sende dokument i e-post (NY)

I det du redigerer et dokument kan du nå velge å sende det direkte i e-post. Du kan velge om du skal sende dokumentet direkte flettet inn i tekstfeltet i e-posten, eller som vedlegg. Dersom dokumentet har en mottaker, og denne har en e-post-adresse, vil denne foreslås som mottaker av e-posten. Ved sending vil dokumentet bli lagret på objektet i tillegg til at e-posten lagres under «Aktiviteter og timeliste».

Sende flere dokumenter som vedlegg i e-post (NY)

I utfør-menyen på dokumentsiden finnes nå et nytt valg for å sende dokument som vedlegg i e-post. Du får da muligheten til å velge en eller flere dokumenter som skal sendes med samme e-post.

Merk: Det er ikke mulig å sende Next-dokumenter (merket med «Dokument»), kun «rene» filtyper som pdf, word, excel osv. Du må derfor lagre et Next-dokument som PDF først for å kunne sende det.

Flettekoder

I versjon 2.1 leverer vi mange nye flettekoder. Blant annet er det utviklet flettekoder for kalkulering av beløp basert på flettekoder eller rene tall, samt flettekoder for timer.  Hovedsakelig gjelder dette:

• Summering av meglers vederlag og provisjon
• Timebaserte oppdrag
  • Timer pr. fase
  • Summering, inkludert kalkulering av vederlag
• Oppdragsinformasjon
  • Kort om eiendommen
  • Utvidet matrikkel
  • Spørring på provisjonstyper
• Meglerkontor:
  • Hjemmeside
  • Navn på alle fullmektige
  • Logo flettes nå hierarkisk
  • Spørring på om megler kan være Ansvarlig megler
• Kontaktinformasjon for medhjelper/saksbehandler 2
• Opplysninger for aksjeboliger og eierseksjoner
  • Part.obl.nr.
  • Orgnr.
• Tvangssalgsinformasjon
  • Fødselsnummer/fødselsdato/orgnr. på saksøker og saksøkte
  • Saksnummer tvangssalg
• Kjøpere og selgere:
  • Ledetekst for fødselsdato/orgnr.
  • Kontaktinfo hovedkontakt
• Mottaker
  • Fødselsnummer/orgnr.
  • Telefon
• Avsenders signatur
• Prosjekt
  • Prosjektets navn
  • Prosjektenhetens alfanavn
• Bud/Tilbud:
  • Beløp
  • Akseptert dato
• Pant
  • Panthavers navn
  • Pant restbeløp

Se malen «Alle flettekoder» i Next for mer informasjon om alle nye flettekoder.

Andre endringer på dokument

Det vises tydeligere at filter er i bruk på dokumentsiden. Filteret lagres og blir stående selv om du bytter oppdrag.

Prosjekt

Kontraktposisjon (NY)

Oppdragstypen kontraktposisjon er innført i Next. Det er mulig å opprette slike oppdrag fra solgte prosjektenheter (siden prosjektavtale), og du kan se oppdragene på en egen underside. Navigering mellom kontraktposisjon, prosjektenhet og prosjektet.

Kontraktsposisjon krever at det opprettes en oppdragstype med sjekkliste i Next Office før den kan brukes i Next.

Meglerprovisjon

• Du kan nå registrere splitt av vederlag på master som kopieres ned til alle prosjektenheter når disse opprettes. Det er mulig å registrere splitt av vederlag på en eller flere enheter samtidig på siden «Prosjektenheter».
• På prosjektmaster kan du nå registrere en vederlagsmodell som gjør det mulig å registrere at vederlag på enheter skal endre seg etter hvor mange enheter som er solgt.

• Det er mulig å kunne registrere prisantydning, fellesgjeld og kjøpers omkostninger som beløp på en enhet og se disse summert i feltet «Totalpris». Opplysningene kan registreres via felles og unike opplysninger. I priswidgeten vil du se totalprisen på enheten.

Overføringer

Egenpublisering (NY)

Annonser på egen hjemmeside kan nå styres fra Next vha Hub. Hvis det opprettes en egenpubliseringsannonse i Next kan hjemmeside-leverandøren hente informasjon (fra-dato, til-dato, bilder etc) om annonsen fra Hub og bruke denne informasjon for å publisere eiendommen på hjemmesiden.

Husk at det trengs en oppdatering fra hjemmesideleverandøren for å bruke denne funksjon. Se Hub nyhetsbrev versjon 2.1 for mer informasjon.

Finn.no

Overføring til Finn er oppdatert og bruker nå en nyere måte å kommunisere på. Det er ingen endring i grensesnittet i Next, men overføringen og oppdateringen av annonser skjer raskere.

Preview (forhåndsvisning)

Status på en bestilt annonse får status preview hos Finn.no hvis en av følgende kriterier er oppfylt:

• Dato for når annonse skal publiseres ligger i fremtiden
• Oppdragets objektstatus er lavere enn «Markedsføringsklart», dvs. at det er i fasen «Til salgs»

Hvis annonsen er i preview-modus hos Finn.no vises det på annonse-kortet i form av et grønt banner:
En preview blir endret til en live-annonse når oppdragets status er lik eller høyere enn «Markedsføringsklart»/i fasen «Til salgs», og dato for publisering er oppnådd. Det kan ta opptil 30 minutter før denne oppdatering skjer. Hvis brukeren ønsker direkte oppdatering av annonsen brukes funksjon «Oppdater annonser» i Utfør-menyen.

Oppdater annonse

Oppdatering av annonse utføres nå via et nytt sidepanel under «Marked og Tjenester». Sidepanelet lister alle aktive annonser og foreslår automatisk oppdatering av alle aktive annonser. Det nye sidepanelet finnes også på sidene objektsbeskrivelse, prosjektbeskrivelse og visninger.

Annonsebilder

Når du velger bilder for en annonse er størrelsen på bilder endret for å enklere kunne skille dem fra hverandre.

Uthenting av rekkefølge på bilder på annonser kan nå gjøres vha Hub. Se Hub nyhetsbrev versjon 2.1 for mer informasjon.

Pant og lån

• «Dagboksår» er endret til «Tinglyst år».
• Det er nå mulig å bestemme om tekstfelt skal oppdateres når siden oppdateres med nye data.

e-Tinglysing

Next introduserer avdelingsbrukere for e-Tinglysing istedenfor individuelle brukere for å forenkle administrasjon. Avdelingsbrukere angis i Next Office siden administrasjon av avdelinger kun kan utføres der. Ved bruk av avdelingsbrukere sendes fortsatt informasjon om den innloggede brukeren til Ambita.

I tillegg er feilhåndteringer blitt forbedret og feilmeldinger tydeligere beskrevet.

Aktiviteter

Hvis en aktivitet har en lengre tekst i ett notat vises nå en knapp «Vis notater».

Knappen åpner en ny side som viser teksten i sin helhet med eventuell HTML-formatering. Dette gjør det lettere å lese teksten

Søk

Søk på oppdrag har blitt utvidet med to nye felt; matrikkel og områdebenevnelse. Søk på matrikkel
utføres på full streng uten kommunenummer. F.eks. kommunenummer 301, gårdsnummer 98,
bruksnummer 99, seksjonsnummer tomt og festenummer 100 skrives 98/99/0/100.
Som alltid kan del av streng skrives, men må kun fra begynnelsen av strengen. F.eks «and» treffer
«Andreas» og «Anderssen» men ikke «Sand». Søk er ikke case sensitive.

Rettigheter for administrasjon

Next tar nå hensyn til funksjonsrettigheten i «Administrere systeminnstillinger». Dette betyr at en bruker som har denne rettigheten får tilgang til å administrere følgende funksjoner:

• Autentisering
• E-signering
• E-tinglysing
• Exchange / SMTP Server
• Leverandører
• Tipsinndeling
• Vitec Hub

I tidligere versjoner av Next måtte brukeren ha administratorrettigheter for å ha tilgang til disse funksjonene. Bakgrunnen for endringen er å muliggjøre bedre rettighetsstyring.

Det er også utført en forbedring på rettigheten «Administrere brukere» i Next. En administrator med denne funksjonsrettigheten har nå rett til å endre basisinformasjon på alle brukere som tilhører (hovedtilhørighet) en avdeling som administratoren har skriverettighet til.

Forbedringer på eksisterende funksjonalitet

Vi har også utført justeringer for å forbedre brukeropplevelse og funksjonaliteter. Herunder kan nevnes:

• Kontakter:
  • Samtykke kan settes allerede ved registrering av ny kontakt/interessent/oppdragspart.
  • Det er mulig å registrere oppgjørsinfo (bankkontonummer) på alle kontakter.
• Interessenter: Kunne ringe direkte fra sidepanelet.
• Bud: På siden budjournal er det nå en knapp for å lagre en pdf-fil av budjournalen på oppdraget
• Objekt/oversikt:
  • Det vises nå dato for omsetning sammen med salgssum.
  • Totalprisen vises i tillegg til salgssummen. Totalprisen inkluderer kjøpers omkostninger.
• Depot: Du kan velge avdeling på depot-dokumenter.
• Dashboard: De er nå mulig å veksle mellom dag- og månedsvisning på kalenderwidget, og innstillingen vil lagres inntil du selv velger å endre.

Next Office versjon 2.1

Slå sammen kunder

Funksjonen for å slå sammen kunder er oppdatert for å håndtere alle oppdaterte tabeller i Next. Det finnes også flere søkebegrep for å enklere finne duplikater.

Du kan også justere størrelsen på vinduet for å vise mer informasjon om hvert enkelt kontakt.

Det finnes en ny funksjon, slå sammen alle duplikater, som kjører med automatikk på hele databasen ut ifra angitte kriterier. Når funksjonen startes gjøres en analyse som viser statistikk på mengden sammenslagninger som vil bli gjort. Å slå sammen alle duplikater kan med fordel testes i en testdatabase før den kjøres i produksjon hvis det gjelder mange sammenslåinger.

Funksjonen slå sammen kunder er kun tilgjengelig for brukere med rettigheten «Slå sammen kunder».

Næring

I Next Office 2.1 er det innført de standardfelter for Næring som kommer i Next 2.2. Dette er grunnet forberedelse for Next men også for å kunne hente ut næringseiendommer fra Hub.

Flettekoder for Næring standardfelt er innført i Next Office slik at de nye standardfeltene kan brukes for maler. Dette betyr at det vil bli nødvendig å gjøre en UDF-mapping for de kunder som bruker egendefinerte felter for Næring når det oppgraderes til 2.1. Ta kontakt med Support for å planlegge dette.

Overføringer

Samme endringer som gjelder Next ihht til ytelse på overføring til Finn.no og uthenting av annonse vha Hub gjelder å Next Office.