Som omtalt i nyhetsbrevet for Next 5.7 har vi nå levert wordmaler fra Forum for Næringsmeglere. Fokuset har vært å levere en komplett pakke med kontrakter, leieavtaler og oppdragsavtaler, slik at næringskunder kan benytte dette i det daglige arbeidet i Next. Versjonen er ikke klargjort for at kunder selv kan opprette egne wordmaler. Ny funksjonalitet kommer i 2023 og Vitec vil vedlikeholde næringsmalene fortløpende, det vil si sjekke om det finnes oppdaterte versjoner, bestille manglende flettekoder og innhente erfaringer med det nye malformatet i Next.

Maloversikt

Se eget Excelark for en oversikt over originaldokumenter, maler levert i Next og tilgjengelige flettekoder i versjonen. Totalt er 62 wordmaler publisert. Enkelte maler blir ikke levert:

• Mappe: 02. kontrakter næring salg
  • Eldre utgaver av dokumenter, navngitt med «[…] (oktober 2015)»
• Mappe: 05. kontrakter næring salg engelsk
  • Eldre utgaver av dokumenter, navngitt med «[…] (oktober 2015)»
  • Dupliserte dokumenter fra mappe «02. kontrakter næring salg»
• Mappe: 06. kontrakter næring utleie
  • Eldre utgaver av miljøavtale og standardvilkår co-working

Automatisering

I Next er det installert en ny dokumentmotor som gjør at maler kan benytte funksjonalitet i Word knyttet til Masseutsendelser (Mail Merge på engelsk). Dette er et sett med verktøy som gjør at wordfelter kan konverteres til tekst når det opprettes nytt dokument, på et objekt eller en kontakt i Next.

For å unngå å bruke uforholdsmessig mye tid på å vedlikeholde over 60 standardmaler, blir originaldokumentene i minst mulig grad bearbeidet før dokumentene lagres som maler og distribueres ut til kunder. Som beskrevet i fotnoten i kontraktene («Viktig instruks om kryssreferanser»), benytter vi en lignende, men maskinell og makroaktivert «Søk og erstatt». Dette kombineres med at vi gjenoppfrisker sideinnhold og fotnoter separat, før vi til slutt aktiverer «Spor endringer».

Bypass

Ingen felter blir lagt inn manuelt av Vitec. Det betyr at tvetydig innhold, for eksempel «[•]», aldri vil bli tolket av Vitec og erstattet av felter. Et annet eksempel på tvetydig innhold er når «[…]» indikerer hvor megler skal skrive inn tekst – og hva som skal skrives inn fremgår av konteksten, enten med en ledetekst eller at det er selvforklarende på annen måte.

Ved tilrettelegging av wordmaler i Next har vi sett behovet for å kunne unngå fletting og annen redigering av originaldokumenter. Det vil si at opprettet dokument blir identisk med malen, helt uten endringer. I sidepanelet «Kategorisering» for en wordmal finnes det et eget valg som vi har kalt «Bypass». Maler som har feil eller legger opp til manuell innlegging av tekst, har dette aktivert. I listevisning vil bypass-maler vise «Word (bypass)» i type-kolonnen.

Spor endringer – sammenlign innhold

Maler som redigeres av Vitec før publisering til Next, altså maler som ikke benytter «bypass», aktiveres med «Spor endringer». I Next 5.7 kan en malforfatter laste ned en wordmal og åpne denne i Word for å se hvilke felter som er lagt inn. Merk at det i et nyopprettet worddokument i Next ikke vises hvilke tekster som blir lagt inn ved hjelp av «Spor endringer». Dette skyldes at dokumentmotoren prosesserer word-dokumentet i bakgrunnen. «Spor endringer» er en innebygd funksjon i Word som kun fungerer når redigering gjøres direkte i programmet.

Ved behov for å sammenligne nyopprettet dokument med originaldokumentet, kan Wordfunksjonen Sammenlign benyttes. Valget ligger i båndet «Se gjennom» i Word.

Kjente mangler

• Formatering side 1: Tekst på side 1 i kontraktsmalene benytter stilen «normal», men er hardkodet til å være 16pt, fet skrift. Ved fletting i dokumentmotoren blir teksten i feltene lagt inn igjen med stilen «normal», dvs. endret tilbake til 11pt, normal skrift.
• Alfabetisk opplisting: I vedleggene for «Aksjeeierbok» er det lagt opp til en alfabetisk opplisting av aksjeeiere. Dette ble oversett ved bestilling av nye flettekoder og er noe vi vil korrigere i en kommende release. Merk at maler med dette vedlegget/bilaget uansett benytter «bypass» (se forklaring lenger opp i nyhetsbrevet og neste avsnitt angående kjent feil «tabell i fotnote»)

Kjente feil

• «Tabell i fotnote»: Totalt 13 dokumenter benytter tabeller i fotnoter (som hjelp til utfylling i for eksempel «Vedlegg 7» i kontrakter). Dokumentmotoren i Next har en kjent feil som gjør at felter ikke fungerer i disse malene. Berørte maler benytter derfor funksjonen «Bypass» beskrevet i eget avsnitt. Feilen skal bli rettet i november-releasen av dokumentmotoren vi benytter og vi vil undersøke om oppdatert versjon kan installeres i Next.
• Listeflettekoder: Ved bruk av listeflettekoder (opplisting av selgere eller kjøpere) fungerer det kun med bruk av flettekoder fra valgte opplisting (se Excelark for forklaring). Andre, generelle flettekoder kan ikke benyttes pr. selger / kjøper. Her vil vi undersøke nærmere om dette kan utbedres. Vedlegget «Aksjeeierbok» er et eksempel på innhold som skal få listeflettekoder i en kommende oppdatering - der det finnes både generelle og spesielle flettekoder pr. selger/kjøper.

Feil i originalmaler

Vitec retter ikke feil som oppdages i originaldokumenter. I forbindelse med klargjøring av dokumentene (oppdatering av tekst og fotnoter ved hjelp av hurtigtast F9 i Word) er det funnet noen feil som lever videre i dokumentene i Next.

• Feil i fotnotereferanser:
  • Mappe: 02. Kontrakter næring salg
    • Dokument: 10. Engelsk - Meglerstandard for eiendom med og uten oppgjørsansvarlig mars 2020
      • Side 3: Manglende referanse til Clause 4.2
• Feil i referanser
  • Mappe: 03. Oppdragsavtaler Salg
    • Dokument: 01. Oppdragsavtale i næringsmelding - salg (2017) (3)
      • Avsnitt 4.2
  • Mappe: 04. Oppdragsavtaler utleie
    • Dokument: 02. Engelsk - Oppdragsavtale næringsmegling – utleie
      • Avsnitt 4.5
      • Avsnitt 9

Dialog – videre arbeid med wordmaler i Next

Vi har hatt fokus på å levere en komplett malpakke med standardmaler. Det har vært utfordrende å vite nøyaktig hvilke flettekoder vi skal legge til rette for – hvilke behov, ønsker og forventninger våre næringskunder har til disse malene. Det vil ta tid å levere samme mengde av flettekoder som til HTML og vi har spisset løsningen for næring med et minimum av flettekoder.

Vi ønsker tilbakemeldinger fra næringskunder og vil invitere til en spørreundersøkelse om en liten stund. Har malene slik de nå er levert for få – eller for mange flettekoder? Er det logiske feil i enkelte flettekoder? Hvilke flettekoder mangler og hvilke skal vi prioritere inn?

Som nevnt er det ikke tilrettelagt for at malforfattere selv kan opprette wordmaler. Mye av utviklingsjobben er allerede gjort, men vi skal spesifisere videre og sikre at løsningen fungerer som ønsket, før kunder får tilgang til og kan jobbe med egne wordmaler i Next.