Article

Klikk på hver overskrift for å lese mer.

1. Generelt om Meglerprovisjon

2. Regnskaps-/lønnsinnstillinger

3. Lønnsprofiler

Når du kommer inn på «Lønnsprofiler» er siden helt «tom».

1. Velg den profil som du ønsker å redigere ved å klikke i listen. Du kan også søke etter profil ved å begynne å skrive i
feltet.
2. Om det ikke finnes noen aktive profiler i listen må du opprette en ny. Gå på «Utfør-menyen» og velg «Opprett ny profil».

Nedenfor beskrives de ulike innstillingene som ligger i hver profil. Det er viktig å merke seg at alle innstillingene da vil gjelde for alle meglere som har samme lønnsprofil.

3.1 Profilens grunndata

Her legger du inn grunninformasjonen om lønnsprofilen.

1. Legg inn et kort navn på profilen.
2. Avdeling er ikke obligatorisk, men du kan benytte dette feltet dersom profilen kun skal for en eller flere utvalgte avdelinger. Dersom ingen valgt, er den tilgjengelig for alle.
3. Velg den lønnsarten som brukes for utbetaling av provisjonslønn.
4. Velg gyldighetsperiode (begge felter må fylles ut). Sett fra-dato fra når profilen skal gjelde fra. Dersom profilen ikke skal ha en sluttid kan du sette gyldighetsperioden til 12.2099.
5. Her kan du legge inn en mer utfyllende beskrivelse om profilen som er forståelig for de fleste.

3.2 Garantilønn

Her gjør man de nødvendige innstillinger for garantilønnen på profilen. Husk at alle innstillinger her må være like for alle brukere som bruker samme profil. Garantilønnbeløpet legges inn på den enkelte ansatte (se beskrivelse i punkt 4.2.1).

1. Dersom eventuell garantilønn skal avregnes (dvs. trekkes fra meglers provisjon på et tidspunkt og garantilønnen blir nullstilt), velger en hvor ofte dette skal skje (årlig/halvårlig osv). Hvis den aldri avregnes, velg «Aldri» og hopp over de to neste feltene.
2. Hvis eventuell garantilønnen skal avregnes, velg når i året dette skjer, dvs. hvilken måned. Det mest vanlige er årlig avregning i desember fordi lønnen utbetales etterskuddsvis. Skal garantilønnen løpe ut juni, dvs. avregnes 30. juni, velger du juli som startmåned.
3. Her velger man om det er ønskelig å ha én måned uten garantilønn, f.eks. i sommerferien. Dersom det utbetales feriepenger i juni, og de ansatte ikke skal ha garantilønn denne måneden, må du velge «Mai» som måned uten lønn fordi lønnen utbetales etterskuddsvis. (Grunnlaget for provisjonsberegningen som utbetales i juni kommer fra mai måned).
4. Velg den lønnsart som skal benyttes for utbetaling av garantilønnen.
5. Dersom det er ønskelig at garantilønn-utbetalingen skal opphøre ved et visst beløp, setter man inn dette beløpet her. Da vil ikke megleren få mer garantilønn enn det gitte beløp.

NB! Registrerer du opphør av garantilønn på lønnsprofilen vil dette da gjelde for alle meglere som benytter denne lønnsprofilen. Det er også mulig å legge inn dette på den enkelte ansatt, noe som kanskje vil bli mer riktig for å kunne gi enkelte meglere med
samme lønnsprofil (ulik) opphørsbeløp (se kapittel 4.2.1).

6. «Andel provisjon avsatt til avregning» er en spesiell innstilling som bare brukes av et fåtall foretak. Innstillingen settes dersom det er ønskelig å avsette en viss andel (brøk) av meglernes provisjon til avregning av garantilønn.

3.3 Innslagspunkt for provisjonsopptjening

Her bestemmer du om megler må ha et visst grunnlag før provisjonsberegningen kan starte.

1. Fyll inn riktig terskelbeløp, dvs. fra hvilket beløp megler har opparbeidet seg nok grunnlag til å starte provisjonsberegning.
2. Velg hvilken periode terskelen gjelder for. I eksempelet over menes det at megler må ha tjent kr. 10.000 i provisjon hver måned før provisjonsberegningen starter. Dvs. at megler starter på «null» hver måned. Dersom terskelen gjelder kun én gang, velger du årlig.
3. Her velger du i hvilken periode innslagspunktet starter.
4. Dersom foretaket har en profil med etterslep av terskel for provisjon kan du bestemme når denne terskelen skal nullstilles. Klarer ikke megler omsetningskravet en periode flyttes differansen mellom opptjent provisjon og terskel til neste periode og kommer i tillegg til ordinær terskel. Dette betyr at dersom megler ikke klarer terskel for omsetning så høynes terskelen i neste periode osv. Enkelte foretak velger at etterslep aldri skal nullstilles, mens andre har f.eks årlig nullstillelse. Saldo etterslep kan også endres med en manuell korreksjon.

3.4 Provisjonssatser

Her legger du inn provisjonssatsen(e), dvs. at du kan legge inn både flat sats og trappesatser.

1. Trykk på «Ny regel» for å legge til en ny prosentsats:

2. Legg inn beløp kr 0 for flat sats/første trappetrinn. For å legge inn neste trappetrinn, legg inn fra-beløpet i terskelverdien, slik vist i eksempelet under.
3. Legg inn riktig prosentsats.
4. Provisjonssatsen kan knyttes til objektstype eller oppdragstype. Dersom den skal gjelde alle velges ingen.
5. Det er mulig å sette gyldighetstid på regelen. Gyldighetsperioden innebærer at prosentsatsen kun er gyldig i den aktuelle perioden. På denne måten kan du forberede en endring frem i tid eller legge inn trappesats som gjelder kun i en gitt periode.
6. Trykk «Bruk» nederst i vinduet for å lagre og lukke.

3.5 Tilleggsprovisjon

Ved bruk av denne funksjonen kan man gi meglerne en ekstra tilleggsprovisjon som legger seg oppå den provisjonssatsen de allerede har satt i forrige trinn.

NB! Registrerer du tilleggsprovisjon på lønnsprofilen vil dette da gjelde for alle meglere som benytter denne lønnsprofilen. Det er også mulig å legge inn dette på brukernivå, noe som kanskje vil bli mer riktig for å kunne gi enkelte meglere med samme lønnsprofil (ulik) tilleggsprovisjon (se kap 4.2.2).

1. Trykk på «Ny regel» for å legge til en tilleggssats:
2. Legg inn den avtalte prosentsatsen.
3. Når prosentsatsen er lagt inn kommer det automatisk opp et forslag til beskrivelse, men denne kan overstyres om ønskelig.
4. Det er mulig å sette gyldighetstid på regelen. Gyldighetsperioden innebærer at tilleggssatsen kun er gyldig i den aktuelle perioden.

3.6 Posteringer for provisjonsberegninger

Her er det du knytter inn alle de ulike posteringskodene som skal ligge til grunn for beregning av provisjonslønn. Har du flere posteringskoder som føres mot samme hovedbokskonto, må du legge inn alle dersom de skal inkluderes i beregningen. Det er derfor ikke hovedbokskontoen som er nøkkelen til koblingen her, men selve posteringskoden.

For at en posteringskode skal være tilgjengelig i menyen må hovedboken ligge under Vederlag/Andre inntekter og posteringskoden må være tilgjengelig på «Selgers oppdragsbudsjett».

1. Dersom du har flere profiler som skal ha samme sett av posteringskoder for provisjonsberegningen kan du benytte arvefunksjonen. Velg en profil i nedtrekkslisten som den profilen du jobber med skal arve settet fra.

NB: Det kan være lurt at dere har en grunnlagsprofil som da kan bli mal for de andre profilene.

Velger du en profil å arve oppsettet fra ser du at alle posteringskodene som ligger i den valgte profilen kommer inn med grå skrift. Dette betyr at de ikke kan endres eller slettes her, men at dersom du ønsker å endre dem må du gå inn på den profilen de er arvet fra, og endre der. Fordelen med denne funksjonen er at dersom det skal legges til, endres eller slettes en posteringskode fra alle profiler som har arvet oppsettet fra en annen, så slipper du å gjøre endringen på alle, kun på profilen de har arvet oppsettet fra.

I skjermbildet over ser du de arvede posteringskodene øverst. Nederst ligger det to posteringskoder som er lagt inn på denne profilen direkte. Disse kan du redigere ved å trykke på blyanten, og slette ved å trykke på søppelkassen. I de neste punktene beskrives det hvordan du legger inn posteringskoder direkte på lønnsprofilen.

2. Du kan også legge til posteringskoder manuelt på hver profil, og de vil stå med sort skrift. De kan da redigeres og slettes dem på profilen du jobber med. For å legge til en ny posteringskode, trykk på «Ny regel».
3. Velg posteringskode fra nedtrekkslisten. Listen er sortert stigende etter hovedbokskonto.
4. Velg om det skal være et fast beløp eller en prosentvis andel av det som er bokført på oppdragene som skal benyttes i provisjonsberegningen.
5. Legg deretter inn verdien enten i beløp eller prosent.
6. «Slå på» bryter for «Split» dersom det skal være mulig å dele beløpet på meglere (provisjonsdeling: prosentvis fordeling mellom meglerne settes på oppdragene, se beskrivelse i punkt 7). Denne innstillingen er mest vanlig.
7. «Slå på» bryter for «Inkl. i grunnlag» dersom det bokførte beløpet skal inngå i provisjonsgrunnlaget for beregningen. Denne innstillingen er mest vanlig. Dersom denne ikke slås på vil beløpet inngå som direkte tillegg/fradrag i provisjonen.
8. Dersom «Inkl. i grunnlag» ikke slås på, dvs. at posteringskoden skal inngå som direkte tillegg/fradrag i provisjonen, må det også velges hvilken lønnsart som skal benyttes ved utbetaling av denne posten fra lønnssystemet.
9. Det er mulig å sette gyldighetstid på regelen. Gyldighetsperioden innebærer at posteringskoden kun blir inkludert i provisjonsberegningen i den aktuelle perioden.
10. Det foreslås en beskrivelse basert på de valgt du har utfør over, men teksten kan endres om ønskelig.
11. Trykk «Bruk» nederst i vinduet for å lagre og lukke.

3.7 Bonus for oppnådd provisjonsgrunnlag / Bonus for budsjettoppnåelse

Disse to innstillingene benyttes om du ønsker å legge inn en bonus på en valgt terskel i provisjonsgrunnlaget/budsjettet.

NB! Registrerer du bonus på lønnsprofilen vil dette da gjelde for alle meglere som benytter denne lønnsprofilen.

Det er også mulig å legge inn dette på brukernivå, noe som kanskje vil bli mer riktig for å kunne gi enkelte meglere med samme
lønnsprofil (ulik) bonus.

1. Trykk på «Ny regel» for å legge til.
2. Legg inn riktig terskelverdi hvor bonusen inntreffer.
3. Velg om det skal være et fast beløp eller en prosentvis andel av garantilønnen.
4. Legg deretter inn verdien enten i beløp eller prosent.
5. Velg hvor ofte bonusen skal utbetales. Velger du månedlig vil terskelverdien starte på 0 hver måned og bonusen vil da inntreffe når det månedlige beløpet når terskelen. Velger du årlig vil bonusutbetalingen inntreffe kun én gang i året. Den siste måneden i perioden blir utbetalingsmåneden.
6. Legg inn ønsket utbetalingsperiode.
7. Velg riktig lønnsart som skal brukes ved utbetalingen fra lønnssystemet. Dette er som nevnt tidligere en ren lønnssystem-innstilling.
8. Det er mulig å sette gyldighetstid på regelen. Gyldighetsperioden innebærer at bonusberegningen kun gjelder i den gitte perioden.
9. Dette feltet oppdateres automatisk med et forslag til en beskrivelse basert på det du velger i feltene over. Du kan overstyre teksten om ønskelig.
10. Trykk «Bruk» nederst i vinduet for å lagre og lukke.

4. Koble lønnsprofiler til brukere

Når lønnsprofilen(e) er klare til bruk må de kobles til brukerne. Som Administrator finner du alle brukerne via valget «Brukere» på
Administrasjonsmenyen. Du kan bruke søkefeltet oppe til høyre for å finne riktig bruker:

Den enkelte bruker finner sin side ved å trykke på navnet sitt i hovedmenyen:

4.1 Oversikt

Hver bruker har en egen oversikt som viser tall fra meglerprovisjon i tillegg til annen info:

Megleren kan her holde følge med hvor mye provisjon han/hun har opptjent i inneværende periode, samt se statistikk mot
fjoråret og omsetningen knyttet til lønnsprofilen.

4.2 Bruker

Trykk på menyen for å gå til «Bruker»-siden:

På denne siden kan megler legge inn kontaktinformasjon om seg selv, i tillegg til å se hvilken profil og hvilke øvrige meglerprovisjonsinnstillinger som er satt. Som Meglerprovisjonadministrator kan du redigere provisjonsopplysningene.

Bruk snarveiene til høyre for å hoppe frem til provisjonsinnstillingene:

4.2.1 Provisjonsprofil

Trykk på blyanten for å redigere opplysningene:

1. Legg inn den ansattes ansattnummer.
2. Dersom den ansatte ikke skal ha meglerprovisjon fra Next, kan du velge «Lønn i et annet system».
3. Dersom megleren skal ha bonus av andre megleres bonusoppnåelse, kan du legge til de meglerne det gjelder ved å søke på navn.
4. Trykk på «Ny provisjonsprofil» for å registrere den ansattes lønnsavtale.
5. Velg den lønnsprofilen som den ansatte skal ha.
6. Legg inn evt. garantilønnbeløp som den ansatte skal ha per måned.
7. Legg evt. inn maksimumsbeløpet for garantilønn som den ansatte kan få (opphør).
8. Du må legge inn en gyldighetsperiode for lønnsavtalen. Dersom den ikke skal ha noen sluttid kan du legge inn periode 12.2099 i «til»-feltet. Fordelen med gyldighetstid er at du kan forberede en endring av lønnsavtale i forkant av at den skal skje. Da endrer du bare forrige lønnsavtale til å gjelde til og med måneden før endringen, og legger opp en ny rad med den nye avtalen som gjelder fra neste måned. På denne måten har du full oversikt over historikken i tillegg til at Next tar høyde for endringene ved beregning av meglerprovisjon.

4.2.2 Provisjonstillegg

4.2.2.1 Tilleggsprovisjon
Dette er samme innstilling som ligger i lønnsprofilen, bortsett fra at denne på brukernivå er mer brukt. Ved bruk av denne
funksjonen kan man gi meglerne en ekstra tilleggsprovisjon som legger seg oppå den provisjonssatsen de allerede har satt i
forrige trinn. Dvs. at har den ansatte en lønnsprofil med 30% provisjon, og det registreres en tilleggsprovisjon på 10%, vil han/hun
totalt sett ha en provisjonsprosent på 40%.

1. Trykk på «Ny regel» for å legge til en tilleggsprosent. Se videre beskrivelse i punkt 3.5.

4.2.2.2 Bonus for oppnådd provisjonsgrunnlag
Dette er samme innstilling som ligger i lønnsprofilen, bortsett fra at denne på brukernivå er mer brukt. Dersom en ansatt når et
provisjonsgrunnlag på et visst beløp, kan dette utløse enten et fast beløp eller en prosentandel av provisjonsgrunnlaget som en
bonusutbetaling.

1. Trykk på «Ny regel» for å legge til en bonus. Se videre beskrivelse i punkt 3.7.

4.2.3 Innslagspunkt provisjon
Dette er samme innstilling som ligger i lønnsprofilen. Dersom en ansatt må ha et visst grunnlag før provisjonsberegningen kan
starte kan dette settes her.

1. Trykk på «Nytt innslagspunkt» for å legge til innslagspunkt. Se videre beskrivelse i punkt 3.3.

4.2.4 Provisjonsendringer
I dette panelet kan du registrere korrigeringer eller overstyre beløp på den enkelte ansatt.

1. Legg inn en kort beskrivelse på det du legger inn (dette vil vises på den ansattes rapport).
2. Velg hvilken periode endringen skal gjelde for.
3. Velg type endring:

Grunnlag perioden: Justerer provisjonsgrunnlaget i perioden
Gar.lønn trekkes/utbet: Justerer det som skal utbetales av garantilønn i perioden
Fratrekk og tillegg perioden: Justerer det som skal trekkes eller legges til direkte på provisjonen i perioden
Skyldig gar.lønn neste periode: Justerer saldo for skyldig garantilønn i neste periode
Prov. avsatt: Justerer provisjonsbeløpet som skal avsettes i perioden
Ny saldo etterslep: Justerer saldo etterslep for provisjonsterskel i perioden
Beløp provisjon: Justerer utbetalt provisjon i perioden

4. Legg inn riktig beløp og den lønnsart som skal brukes i lønnssystemet.
5. Trykk på +-tegnet for å legge til og lagre endringen.

I nedre del av vinduet kan du velge å se provisjonsendringer fra tidligere perioder:

1. Velg den periode du ønsker å se tidligere provisjonsendinger fra.

4.3 Provisjonsrapport

Hver bruker kan se sin beregnede provisjon og detaljer for beregningene i en egen rapport. Trykk på menyen og velg
«Provisjonsrapport»:

1. Inneværende periode er valgt som standard, men du kan velge en annen periode om ønskelig.
2. Hver kolonne kan sorteres stigende/synkende bare ved å klikke på den.
3. Du kan åpne et oppdrag ved å trykke på linken.
4. Trykk på en rad for å åpne detaljer om oppdragets beregning.

5. Rapport

Som meglerprovisjonsadministrator har du tilgang til å se på alle provisjonstall oppstilt i én skjermrapport.
Det er verdt å merke seg følgende kriterier for postene:

Posteringen må være «bokført», dvs. overført til regnskap. Om det gjelder en taps-/inntektskonto som er satt opp i Meglerprovisjon må regnskapet ha gitt svar tilbake.
Det må finnes en regel for posteringen koblet til en aktiv profil som videre er koblet til en bruker (om det ikke er en vederlagspostering opprettet av Next/Next Office)
Next oppdaterer/beregner automatisk meglerprovisjon hvert 55. minutt, dvs. kl. 10.55, 11.55, 12.55 osv.
Beregning av garantilønn skjer kl. 01.00 den 1. i hver måned

Du finner provisjonsrapporten via «Meglerprovisjon» i Administrasjonsmenyen. Da kommer du rett inn på «Rapport».

5.1 Skjermrapport
Som administrator har du litt flere valg for å hente frem rapporten. (En vanlig ansatt har kun tilgang til å velge periode):

1. Inneværende år er valgt som standard, men du kan velge en annen periode om ønskelig.
2. Inneværende måned er valgt som standard, men du kan velge en annen periode om ønskelig.
3. Du kan velge å hente rapport for én avdeling av gangen. Du kan søke i listen ved å begynne å skrive navnet på avdelingen.
4. Om du ønsker å hente rapport på en utvalgt ansatt kan du velge navnet fra listen eller søke ved å begynne skrive.
5. Du kan velge om du ønsker å hente frem ansatte med utbetalt provisjon mindre enn kr. 50.000, mellom kr. 50.000 og 100.000, eller større enn kr. 100.000.
6. Rapporten viser alle aktive ansatte, dersom du ønsker å inkludere sluttede ansatte kan du huke av for dette.

1. Hver kolonne kan sorteres stigende/synkende bare ved å klikke på den.
2. Du kan åpne en ansatts lønnsprofil ved å trykke på navnet.
3. Trykk på en rad for å åpne detaljer om den ansattes beregning.
4. Når en ansattrad er «åpnet» kan du igjen trykke på raden for et oppdrag for å se hvilke tall som ligger til grunn for beregningen.
5. Du kan åpne et oppdrag ved å trykke på linken.

5.2 Utfør-menyen
Som meglerprovisjonsadministrator har du tilgang til ulike valg under «Utfør-menyen».

5.2.1 Excel-eksport
Det er foreløpig ikke satt opp automatisk overføring av data til lønnssystemer, så du må legge inn beregnede tall i lønnssystemet manuelt. Når du velger «Excel-eksport» henter du ut rapporten som benyttes som puncheliste. Den viser alle meglere og alle tall,
men du kan fint filtrere/redigere rapporten før punching.

5.2.2 Omberegne periode
Som nevnt beregner Next provisjon automatisk en gang i timen. Dette skjer fem på hel hver time (dvs 10:55, 11:55 osv), slik at alle tall vil oppdateres jevnlig. I de tilfeller der det ikke er ønskelig å vente på oppdateringen, kan en provisjonsadministrator omberegne en periode manuelt:
1. Velg riktig periode
2. Velg evt. om du ønsker å omberegne for kun én bruker ved å søke på navn.
3. Velg «alle» dersom du ønsker å omberegne for alle brukere i den gitte perioden. Dette overstyrer valg av evt. ansatt i feltet over.

4. Trykk på «Beregne» nederst i bildet for å utføre omberegningen.
5. Du vil bli varslet i bjellen når omberegningen er ferdig, og da kan du oppdatere rapportsiden manuelt ved å trykke F5.

5.2.3 Beregne eiendom
Dersom det er behov for å omberegne et spesifikt oppdrag før det er gått 55. minutter, kan en meglerprovisjonsansvarlig gjøre en manuell oppdatering.

1. Finn riktig eiendom ved å søke på navn i listen.
2. Trykk på «Beregne» for å utføre omberegningen, sidepanelet lukker seg og rapporten blir automatisk oppdatert.

5.2.4 Administrer perioder
En meglerprovisjonsansvarlig må sørge for å lukke perioden der meglerprovisjonslønn er ferdig beregnet og utbetalt.
Likedan er det mulig å åpne en lukket periode dersom det er ønskelig å gjøre justeringer i denne.

1. Velg perioden du ønsker å åpne/lukke
2. Lagre ved å trykke «Åpne periode» (dersom perioden er lukket) / «Lukk periode» (dersom perioden er åpen).

5.2.5 Legg til korreksjon
Slik som på brukersiden, kan du også her legge til endringer i provisjonen til den enkelte ansatt. Forskjellen er at du må velge bruker i dette vinduet:

1. Søk etter den ansatte du skal legge inn korrigeringen på.
2. Velg riktig periode.
3. Velg riktig type endring (se beskrivelse i punkt 4.2.3.)
4. Det legges inn forslag til en beskrivelse av endringene, men dette kan du overstyre.
5. Legg inn riktig beløp.
6. Velg evt. riktig lønnsart i lønnssystemet for denne korrigeringen (kun nødvendig dersom korrigeringen er forbundet med en utbetaling).
7. Velg Beregne provisjon automatisk dersom du ønsker at den skal det.
8. Trykk «Lagre».

5.2.6 Velg kolonner
Det er mulig å endre kolonnene i skjermrapporten, ved å justere rekkefølgen eller skjule dem.

1. Trykk på en av boksene for å ta bort (hvit)/vise kolonnen (blå).
2. Dra og slipp for å endre rekkefølgen.
3. Trykk på «Bruk» for å lagre endringen.

5.2.7 Summering av oppdrag
Dersom det er behov for en oversikt over beregnet provisjon på et bestemt oppdrag kan denne benyttes.

Finn riktig oppdrag ved å søke på oppdragsnummer eller adresse. Dersom det er beregnet provisjon for flere brukere, må bruker velges i menyen.

6. Provisjonsdeling

7. Begrenset provisjon fra oppdrag

Brukerveiledning i Meglerprovisjon

Relaterte artikler