Hvordan sette opp tipsløsningen i Next?
Tipspool – håndtering av bank, eksterne og interne tips
I tipspool har du tre forskjellige seksjoner; «Mottatt», «Under oppfølging» og «Tipset andre meglere». Her får du oversikt over nye tips som ikke er fulgt opp, hvilke som er tatt tak i og hvilke interne tips du har sendt til en kollega.
Det finnes tre nivåer: «Megler», «Meglerkontor» og «Callsenter». På alle nivåer har du et hurtigsøk (du kan søke på navn og dato på tipset) og filter for «Alle», «Bank» og «Eksternt». «Megler» og «Meglerkontor» har også filter for «Internt».
TIPS: REGISTRERING AV AKTIVITETER
Next lager automatiske aktiviteter ved oppfølging og håndtering av tips, slik at du får en historikk på tipset.
Det blir laget en aktivitet ved følgende funksjoner:
- Når et callsenter mottar tipset i sin tipspool.
- Når et tips er tildelt avdeling eller megler.
- Når et tips er tatt tilbake av callsenter, avdeling eller megler.
- Når er tips har blitt fulgt opp, både ved kontakt JA og INGEN KONTAKT.
- Når et tips er valgt «Er håndtert» eller «Skal slettes».
- Når et tips blir returnert fra megler.
- Når et tips automatisk blir returnert.
Dersom du oppretter tipset som en kontakt vil disse aktivitetene være tilknyttet kontakten, ellers er de tilgjengelige i kalenderen din.
POOLNIVÅ: MEGLER
Dersom du ikke er tipsmottaker, men en annen på kontoret er det, vil du kun ha tilgang til meglernivået. Når du får tildelt et tips (fra avdelingen eller internt) vil du bli varslet med melding i Next og per e-post.
Når du følger opp et tips blir det også laget en aktivitet på dette og tipset blir tilgjengelig i seksjonen «Under oppfølging». For å ta ut tipset fra tipspool kan du velge at tipset er «Håndtert». Et tips kan også sendes tilbake til en kollega eller meglerkontor, eventuelt slettes.
Du får også en oversikt over hva tipset inneholder i fanen «Tipset», og en historikk på tipset i fanen «Historikk». Husk at dersom du ikke håndterer tipset innen angitt oppfølgingsfrist, vil det automatisk bli returnert (gjelder ikke interne tips).
POOLNIVÅ: MEGLERKONTOR
Dersom du er valgt som tipsmottaker på avdelingen vil du ha tilgang til meglerkontornivået. Dersom det ikke er valgt en tipsmottaker, vil alle på kontoret ha denne tilgangen. Når det kommer inn et tips (eksternt, bank eller tildelt fra callsenter) vil tipsmottaker bli varslet med en melding i Next og per e-post. Dersom tipsmottaker ikke er valgt, vil alle på kontoret bli varslet.
Dersom du får et internt tips, vil det kun være tilgjengelig for deg og det er du som får varsel om tipset. Hvis et tips ikke har blitt fulgt opp innen oppfølgingsfristen vil det bli merket som «Returnert». I seksjonen «Under oppfølging» vil du se tips som er tildelt en megler og status på denne.
Du har også et filtervalg tilgjengelig for å se tips som er under oppfølging hos en eller flere meglere, men ikke nødvendigvis alle.
POOLNIVÅ: CALLSENTER
På callsenternivået blir det ikke varslet med melding i Next og per e-post når et nytt tips kommer inn.
Dette nivået skiller seg fra resten ved at seksjonen «Tipset andre meglere» og filtervalget «Internt» ikke er tilgjengelig.
Som på meglerkontornivået har du oversikt over tips som er tildelt en avdeling og status på disse. Her kan du også velge å kun se tipsene til en avdeling.
Administrator - Tipsinndeling
/msdyn_imageblob/$value?size=full)
Som administrator har du tilgang til å administrere tipsinndelingen. Dette finner du i Next under Innstillinger --> Tipsinndeling.
Her setter du opp callsenter, om dere har dette, og eventuelt tipsmottaker på hver avdeling. Du tilknytter også postnr. til avdelinger på denne siden.
Ikke tilknyttet callsenter:
Viser deg oversikten over hvilke avdelinger som ikke er tilknyttet et eget callsenter.
Callsenter:
Her vil du se hvilke callsenter som er opprettet (det er mulig å opprette flere enn ett callsenter).
Ikke tildelte postnr:
Denne oversikten viser deg alle postnr. som ikke er tildelt en avdeling.
For hver avdeling kan du endre på tipsmottaker og tilknyttede postnr. Du kan også endre på egenskapene til et callsenter.
OPPFØLGINGSFRIST
Du kan legge inn hva som er arbeidstiden og oppfølgingsfrist for et tips. Disse innstillingene vil gjelde for alle avdelinger, og oppfølgingsfristen gjelder innenfor arbeidstiden som er satt.
TILDELING AV POSTNR.
Når du tildeler en avdeling et postnummer så vil denne avdelingen være forslag til mottaker av tipset. For å gjøre det enklere å velge postnummer kan du filtrere på fylke og kommune. Videre kan du også velge laveste og høyeste postnummer og så velge alle, eller kun de ledige.
De røde postnumrene (se bilde) er tilknyttet en annen avdeling mens de grønne er tilknyttet denne avdelingen. Du kan enkelt herfra overstyre dette ved å «ta» et postnummer fra en annen avdeling.